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河南农业大学各单位文件材料归档范围和保管期限表

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发布日期：2026-04-03

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党委办公室

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ11 党务综合
序号	归档范围	保管期限
1	上级机关下发的针对我校党务工作（指示批复通知、检查调研等）的文件材料（党办暂存）	永久
2	学校党代会形成的各类文件材料（档案馆发布通知开展专项收集）	永久
3	本校党委常委会议、党委会议、党委扩大会议等形成的会议记录、纪要、决议、决定及会议通过的文件	永久
4	以校党委名义召开的有关学校重大改革措施且有长期查考价值的专题会议、座谈会等形成的会议记录、纪要	永久
5	学校党委负责同志在校内会议上的重要讲话稿	永久
6	学校有关党务工作的规章制度、条例、规定等	永久
7	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	永久
8	学校党委年度(或学期)工作计划、总结、报告等	永久
9	党委办事机构的增设或撤销的通知、决定	永久
10	以学校党委文号编制的红头文件	永久
11	学校党委保密、秘书工作的有关文件材料	30年
12	党委办公室规章制度、年度工作计划、总结、会议记录等	30年
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围	保管期限
13	学校党委或党委办公室在各类重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗；SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他）
序号	归档范围	保管期限
14	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
15	学校党委领导在公务活动中受赠的礼品类实物	永久
16	其他有保存价值的实物材料	永久
分类号：YZ印章
序号	归档范围	保管期限
17	本校党委各部门启用废止印章文件及废止印章实物，党委领导使用过的方章和签名用章	永久

编制说明：本归档范围是依据《河南农业大学档案管理办法》《河南农业大学归档实施办法》和各部门现有机构职能、职责所形成的文件材料类型制定而成。在实施过程中档案馆会随着各部门职责的变化作相应的调整，其他具体问题参照执行。

纪委、监察专员办公室

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ12 纪检监察工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校纪委、监察工作各项规章制度
2	学校纪委监察工作重要请示报告、批复等	永久
3	学校纪委、监察工作重要会议记录、纪要及讨论通过的文件	永久
4	有关党的组织和个人违纪案件的处分、复查材料	永久
5	有校级以上领导批示的群众来信、来访材料及处理意见（普通信访材料内部保存）	30年
6	以学校纪委、监察处文号编制的红头文件	永久
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围	保管期限
7	本部门主办的各类重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
8	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
9	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

编制说明：本归档范围是依据《河南农业大学档案管理办法》《河南农业大学归档实施办法》和各部门现有机构职能、职责所形成的文件材料类型制定而成，在实施过程中档案馆会随着各部门职责的变化作相应的调整，其他具体问题参照执行。

党委组织部、党校

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ13组织、党员与干部工作
序号	归档范围	保管期限
1	本校有关组织工作规章制度、条例、规定	永久
2	本校组织工作计划、总结、决定、报告、简报、统计年报、大事记	永久
3	校领导民主生活会通知、会议记录等	永久
4	本校重要组织工作会议记录、纪要及会议讨论通过材料	永久
5	学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知	永久
6	学校各分党委、党总支、直属党支部改选、建立、撤销等审批材料	永久
7	科级及以上干部任免文件	永久
8	处级、科级干部名册	永久
9	省级及以上先进党支部、优秀党员、先进党务工作者等表彰文件及事迹材料	永久
10	我校出席全国、省、市党代会代表名单	永久
11	各总支、支部委员名册	30年
12	党员名册、党员转入转出名册、发展新党员及预备党员转正的名册	30年
13	党费收支、结存情况报告	30年
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围	保管期限
14	本部门在各类重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
15	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
16	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

干部培训中心

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ13干部教育
序号	归档范围	保管期限
1	学校关于干部教育培训的规章制度	永久
2	干部年度培训计划、活动记录、工作总结等文件材料	永久
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围	保管期限
3	本部门在各类重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
4	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
5	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

党委宣传部、新闻中心

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ14 宣传、新闻工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校有关宣传工作的规章制度、条例	永久
2	学校宣传工作计划、总结、报告、请示、批复、大事记、统计报表	永久
3	学校党委中心组学习安排及会议记录	永久
4	宣传部牵头召开的重要会议记录、纪要、决定	永久
5	学校重大会议、重要活动的宣传报道、剪报及形成的相关文字材料	永久
6	省级以上新闻媒体报道我校事业发展和教职工先进事迹的报纸、网页、照片、录音、录像等材料	永久
7	宣传部制发的反映学校各项工作的宣传图册、宣传片、展板样稿等	永久
8	教职工政治理论学习安排、工作动态及调查材料	30年
9	学校精神文明建设、校园文化建设有关材料	30年
10	以宣传部文号编制的红头文件	永久
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围	保管期限
11	校园网新闻网页的电子文件及其元数据	永久
12	记录学校各类重要会议、重要活动形成的声像材料	永久
13	记录学校一般会议和活动形成的声像材料	30年
分类号：CB12 河南农业大学报
序号	归档范围	保管期限
14	河南农业大学报
	（1）各期出版请示和批复	30年
	（2）各期出版物样品及电子版	永久
	（3）校报获奖材料	30年
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
15	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
16	具有保存价值的录音录像设备	永久
17	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

党委统战部

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ15 统战工作
序号	归档范围	保管期限
1	本校统战工作规章制度、条例办法等	永久
2	本部工作计划、总结、通知等	永久
3	统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
4	各级人大代表、政协委员、政府参事等名单（册）及审批材料	永久
5	本校各民主党派及负责人名册及有关材料	30年
6	民族宗教工作相关材料	30年
7	统战部工作重要会议记录	30年
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围	保管期限
8	本校统战工作中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
9	本校统战工作获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
10	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

工会

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ16 工会工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校工代会、教代会形成的各类材料
	（1）请示和批复、大会通知和议程、领导讲话稿等	永久
	（2）大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单，候选人登记表和情况介绍	永久
	（3）主席团会议、小组会议记录，会议简报、会议情况	永久
	（4）大会表决和选举办法，表决和选举结果和上级批复等	永久
	（5）提案及办理情况，问题反映记录与反馈等	永久
	（6）大会形成的照片、录音、录像等声像材料（归入声像类）	永久
	（7）大会收到的贺电、贺信、赠品和大会工作证、代表证、列席证、选票式样、纪念品等实物	永久
2	学校工会工作规章制度、条例办法等	永久
3	获省级及以上工会系统先进集体、先进个人等的文件材料	永久
4	校级表彰的先进个人、先进集体等材料	30年
5	工会委员会会议记录、纪要	30年
6	基层工会干部名册、全校工会会员名册	30年
7	本校妇女工作的文件材料	30年
8	职工福利、互助互济及扶贫帮困工作等文件材料	30年
9	工会举办的全校性活动形成的文字材料	30年
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围	保管期限
10	教代会、工代会等全校性重要会议形成的图片、声像材料及文字说明	永久
11	工会举办的全校性活动中形成的具有纪念意义的图片、声像材料及文字说明	永久
12	其他具有重要保存价值的声像材料	永久
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
13	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
14	其他有重要保存价值的实物材料	永久或30年

团委

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ17共青团工作
序号	归档范围	保管期限
1	本校共青团工作规章制度、年度工作计划、总结、大事记等	永久
2	本校团代会材料（通知、名单、工作报告决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）	永久
3	本校学代会、研代会材料（通知、名单、工作报告决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）	永久
4	获省级及以上先进团支部、优秀团干部、优秀团员等的表彰文件、事迹材料、获奖证书等（证书归入实物类）	永久
5	获校级先进团支部、优秀团干部、优秀团员等的表彰文件、事迹材料、获奖证书等（证书归入实物类）	30年
6	省级以上社会实践、志愿者服务、“挑战杯”科技创新竞赛等获奖材料、证书、奖杯等（证书、奖杯归入实物类）	永久
7	基层团组织机构设置、干部任免通知决定	永久
8	以校团委文号编制的红头文件	永久或30年
9	校院两级团员干部名单、团员名册	30年
10	团员日常管理材料（培养教育、批准入离团材料）	30年
分类号：： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围	保管期限
12	团代会、学代会等形成的照片、录音、录像材料	永久
13	团委牵头开展的重要或大型的校园文化活动形成的照片、录音、录像材料	永久
14	团委牵头的带领学生参加省级及以上比赛活动形成照片、录音、录像材料	永久
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗；SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币；SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
15	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
16	其他有重要保存价值的实物材料	永久或30年

党委学生工作部、学生处、武装部

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ18 学生工作
序号	归档范围	保管期限
1	本校学生思想政治教育工作、学生管理、武装工作等的规章制度、年度工作计划、总结、大事记等	永久
2	省级及以上先进班集体、优秀学生干部、优秀学生、优秀辅导员、优秀班主任等表彰文件、事迹材料、获奖证书等（证书归入实物类）	永久
3	校级先进班集体、优秀学生干部、优秀学生、优秀辅导员、优秀班主任等表彰文件、事迹材料、获奖证书等（证书归入实物类）	30年
4	思想政治工作人员队伍管理、教育等材料	30年
5	国家奖助学金评选管理办法及获奖学生名单等	永久
6	其他类型奖助学金评选管理办法及获奖名单	30年
7	贫困学生建档立卡及困难补助管理办法、名单等	30年
8	学生心理健康教育管理及应急案件处置材料	30年
9	学生违纪处分材料	永久
10	新增应征入伍、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）	永久
11	国防教育有关文件材料	30年
12	以学生工作部文号编制的红头文件	永久或30年
分类号：： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档内容	保管期限
13	学生处牵头开展的全校性重大活动形成的照片、录音、录像材料及文字说明	永久
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
14	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
15	其他有重要保存价值的实物材料	永久或30年

分党委、党总支、直属党支部

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ19 基层党组织工作
序号	归档范围	保管期限
1	各分党委、党总支、直属党支部规章制度、条例	30年
2	各分党委（党总支）党委会会议记录本	30年
3	各分党委、党总支、直属党支部年度考核材料	30年
4	各分党委、党总支、直属党支部获校级及以上先进党支部、优秀共产党员、优秀党务工作者等表彰文件、事迹材料	30年
5	以各分党委、党总支、直属党支部文号编制的红头文件	30年
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围	保管期限
6	各分党委、党总支、直属党支部牵头开展的重要活动中形成的声像材料及文字说明	永久
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
7	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
8	其他有重要保存价值的实物材料	永久

校长办公室

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ11 行政综合
序号		归档范围	保管期限
1		上级机关下发的针对本校行政工作的通知、指示、批示、决定等材料以及本校向上级机关的请示、报告等材料（校办暂存）	永久
2		学校年度工作计划（要点）、工作总结、历史沿革、大事记等	永久
3		校长办公会、校长专题会议等会议记录本、会议纪要及会议决定形成的文件材料	永久
4		校长在开学典礼、毕业典礼等全校性重要会议上的发言稿	永久
5		学校法人证书、组织机构代码证等证书、证件复印件	永久
6		以校字、校政和校办字号编制的各类红头文件	永久
7		学校校务公开（信息公开）工作中形成的总结、报告、统计材料	30年
8		全校各单位年度工作计划、工作总结	30年
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号		归档范围	保管期限
9		学校行政领导在国内外公务活动受赠的礼品实物	永久
10		学校举行重大庆典活动中受赠的礼品实物	永久
11		收集到的有关本校历史的实物材料	永久
12		其他有保存价值的实物材料	永久
分类号：YZ印章
序号	归档范围		保管期限
13	学校行政系统启用印章的文件和印模，学校行政领导使用过（已经废止）的方章和签名用章		永久
分类号：CB15 年鉴
序号	归档范围		保管期限
14	河南农业大学校史、年鉴		永久

人事处（党委教师工作部）

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ12人事人才工作
序号	归档范围		保管期限
1	学校提交上级有关部门的关于人事人才工作的请示、报告函件及上级批复等		永久
2	学校人事、人才、工资、保险与福利等各项工作的规章制度、条例		永久
3	学校人事人才工作统计年报表		永久
4	人事处牵头召开的重要会议记录、纪要及会议形成的决定性文件		永久
5	人事处牵头与外单位或个人签订的重要协议或合同		永久
6	人事管理工作
6.1	关于校内机构设置、人员编制、部门职能划分和岗位设置等文件材料及上级批复		永久
6.2	教职工（含在职、调入、调出、离职）名册		永久
6.3	教职工退休等的有关材料		永久
6.4	教职工年度、聘期考核的通知及结论性文件		永久
7	人才工作
7.1	学校各类人才队伍建设规划和人才引进、培养方案及办法		永久
7.2	专业技术人员职称评审通知、聘用文件		永久
8	教职工工资、保险等管理材料		永久
9	师德师风建设
9.1	学校师德师风建设的年度工作计划、总结、重大活动开展情况等（以红头文归档）		30年
9.2	获省级及以上师德师风优秀单位、优秀个人等表彰文件、事迹材料、名单、获奖证书等		永久
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 录像带；SX13 光盘；SX14 移动硬盘）
序号	归档范围		保管期限
10	本部门主办的各类重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围	保管期限
11	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
12	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

审计处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ13 审计工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校审计工作会议记录、大事记、统计年报及重要报表	永久
2	上级机关对学校进行审计形成的文件材料（通知、结论性材料以及整改材料）	永久
3	校内各类型审计业务材料（审计报告及相关附件）	永久
4	建设工程项目审计过程资料及审计结果文件	永久
分类号 SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
5	本单位重要活动中形成的保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号 SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
6	获省级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
7	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

党委保卫部、保卫处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号 XZ14 保卫工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校安全保卫工作管理制度、安全保卫工作大事记	30年
2	学校关于安全保卫重要工作呈报上级的请示与上级的批复、调查报告等	永久
3	学校安全保卫工作重要会议形成的会议记录、纪要等文件材料	30年
4	上级部门对学校安全保卫工作的检查、评价材料	30年
5	校园综合治理、要害部门的安全保卫、消防工作形成的文件材料	30年
6	师生员工案件的侦察、调查、处分结论及批复，案件复查、处理结论材料	30年
分类号 SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
7	有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号 SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
8	获省级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
9	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

后勤处（后勤发展总公司）

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ15总务后勤工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校总务后勤重要工作会议形成的会议记录、纪要、决定	永久
2	学校后勤总务管理的规章制度、条例	永久
3	后勤处上报给学校的重要请示及批复、重要专项工作报告等	永久
4	后勤大宗物资、服务项目采购招标（中标）资料，代表学校签订的各类总务后勤供货、服务项目协议合同等	永久
5	学校各类房产、房屋设施及教师公寓分配管理台账	永久
6	校园商业网点、饮食服务、学生宿舍等的管理台账、统计报表	30年
7	校园绿化、水电气暖管理、通信服务等的管理台账、统计报表	30年
8	校医院、幼儿园管理形成的台账、统计报表	30年
9	学校房屋、道路等改造、维修、修缮等形成的材料	30年
10	以后勤处文号编制的红头文件	30年
分类号 SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
11	有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号 SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
12	获省级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
13	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

档案馆（农业资源标本馆）

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ16档案、文博工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校档案、校史、标本管理规章制度	30年
2	学校档案指南（全宗介绍）、馆藏目录、统计及统计年报	永久
3	各类档案材料移交、接收登记表	30年
4	档案材料销毁清册和销毁清册审批表	永久
5	学校校史馆、标本馆藏品目录及统计年报	永久
6	学校与国内外友好交往中互相赠送、交换的校史、标本藏品清册	永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
7	有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
8	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
9	收集或受赠的校史实物	永久
10	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

图书馆

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ16 图书工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校图书管理规章制度	30年
2	图书馆馆藏目录及统计年报	永久
3	图书、数据库等项目购置的招投标文件、服务协议或合同	30年
4	图书馆待销毁或淘汰处理清册	30年
分类号： SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
5	有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
6	获校外表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
7	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

国有资产管理处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ17 国有资产管理与政府采购工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校国有资产管理、招标采购工作的规章制度、条例等	永久
2	学校有关国有资产管理、招标采购重要会议形成的会议记录、纪要、会议文件等	永久
3	学校固定资产总账、明细账	永久
4	学校国有资产产权登记、核算清查、报废、处置、调拨等形成的报告、报表及清册	永久
5	学校各类采购项目（科研类金额40万元以上，非科研类金额30万元以上）招标、中标及合同材料	永久
6	以国有资产管理处文号编制的红头文件	永久或30年
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
7	有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
8	获省部级以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
9	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

发展规划处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ18 发展规划和学科建设工作
序号	归档范围	保管期限
1	本部门牵头召开学校重要会议形成的会议记录、纪要、决定	永久
2	学校发展规划及总结材料	永久
3	学校重大发展问题专项调研报告	永久
4	学校学科整体发展规划、专业建设规划材料	永久
5	校级以上重点学科、一流学科申报、获批、建设验收材料	永久
6	学科评估形成的文件材料	永久
7	学校融合发展过程中与校外有关单位签订的重要协议、合同等	永久
8	学校教育事业发展统计年报表、各类型统计资料等	永久
9	新增发展规划研究课题、高等教育研究项目立项、结项及成果奖励目录	30年
10	以发展规划处文号编制的红头文件	永久或30年
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
11	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
12	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
13	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

校友联络办公室（教育发展基金会）

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ19校友工作
序号	归档范围		保管期限
1	部门规章制度、条例、工作大事记		30年
2	校友总会举办的重大校友活动形成的通知、记录、纪要、决定等		永久
3	各地校友会、理事会组成名单及活动情况		30年
4	校友名录		永久
5	知名校友事迹介绍等材料		30年
6	学校教育基金会成立、理事会成员名单、管理规章制度、重要会议记录等文件材料		永久
7	学校教育发展基金会捐赠情况统计表、捐赠项目年度支出情况统计表等		永久
分类号：CB16校友通讯
序号	归档范围		保管期限
8	校友通讯		30年
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
9	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
10	校友捐赠的各类型纪念品		永久
11	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
12	其他有保存价值的实物材料		永久或30年

社会服务处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ20社会服务工作
序号		归档范围	保管期限
1		学校社会服务工作各项规章制度	30年
2		学校与校外单位签订的各类科技合作协议	永久
3		科技扶贫、科技特派员选派、决策咨询服务等形成的材料	30年
4		科技成果转化工作形成的合同、统计报表等	永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
5	本部门牵头开展的重要活动（如，重大科技成果转化活动）中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围		保管期限
6	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
7	其他有保存价值的实物材料		永久或30年

政策法规办公室

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ21政策法规工作
序号	归档范围	保管期限
1	学校政策法律工作重大事项请示、报告、调查等	30年
2	学校规章制度汇编
3	对学校重大发展规划进行政策咨询形成的专项报告	30年
4	学校规章制度合法合规性审查中形成的材料	30年
5	学校对外合同合法性审查中形成的材料	30年
6	处理学校涉诉事务形成的材料	30年
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
7	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
8	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
9	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

离退休职工工作处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ22 离退休工作
序号	归档范围			保管期限
1	离退休工作规章制度、管理办法			30年
2	离休、退休职工名册			永久
3	离休、退休人员增减情况统计表			永久
4	关工委、离退休协会开展的全校性重要活动中形成的材料			30年
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号		归档范围		保管期限
5		本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围	保管期限
6		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
7		其他有保存价值的实物材料	永久或30年

信息化办公室

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：XZ23 信息化建设
序号	归档范围	保管期限
1	全校信息化建设和网络安全的总体规划方案、报告、总结等	永久
2	全校信息化建设与管理及网络安全的各项规章制度	30年
3	学校智慧校园等重要项目建设维护过程中形成的成套性文件材料	永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
4	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
5	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
6	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

教务处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：JX11教学综合
序号	归档范围		保管期限
1	学校本科生教学管理的各项规章制度、条例、办法、规定等		永久
2	学校重要教学工作会议记录、纪要及会议形成的决定性文件		永久
3	本科教学评估形成的各类材料		30年
4	学校本科生合作办学（办班）协议书		永久
5	以教务处文号编制的红头文件		永久或30年
分类号：JX13.1本科生专业建设
序号	归档范围		保管期限
6	本科生专业设置、调整、撤销的报告及批复		永久
7	本科生专业建设情况统计报表		永久
分类号：JX13.3本科生学籍管理
序号	归档范围		保管期限
8	在校本科生名册		永久
9	学籍变更材料（转专业、升级、留级、休学、复学、转学、退学）		永久
分类号：JX13.4本科生课堂教学与教学实践
序号	归档范围		保管期限
10	本科生专业教学计划、教学大纲、培养方案		30年
11	学校新增省级以上教学研究项目目录		永久
12	学校新增省级以上教学成果奖、教学质量奖、青年教师讲课比赛、教学名师等的表彰文件及获奖目录		永久
分类号：JX13.5本科生学位工作
序号	归档范围		保管期限
13	授予学士学位的文件及名册		永久
14	补授学位的相关文件材料		永久
15	学位证样本（涉及改版的）		永久
分类号：JX13.6本科生毕业工作
序号	归档范围		保管期限
16	毕业证发放名册及文件		永久
17	毕业证样本（涉及改版的）		永久
分类号：JX13.7本科生教材建设
序号	归档范围		保管期限
18	本科生各专业使用教材目录		30年
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
19	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
20		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
21		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

研究生院、党委研究生工作部

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：JX11教学综合
序号	归档范围		保管期限
1	学校研究生教育教学的各项规章制度、条例、办法、规定等		永久
2	学校学位评定委员会成员名单、会议记录、纪要及会议决定的文件材料		永久
3	学校硕、博士生导师名册		永久
4	研究生合作办学（办班）协议书		永久
5	以研究生院、党委研究生工作部文号编制的红头文件		永久或30年
6	学校主办或承办的全国性研究生教育教学会议形成的材料		永久
分类号：JX12. 研究生培养工作
7	研究生各专业教学计划、教学大纲、培养方案		30年
8	研究生教育质量评估形成的有关材料		30年
9	学位授权点建设评估形成的有关材料		30年
分类号：JX12.2 研究生招生工作
序号	归档范围		保管期限
10	研究生招生简章及专业目录		30年
11	研究生录取名册		永久
12	委培、代培、定向培养研究生招生计划、合同及名单		永久
分类号：JX12.3研究生学籍管理
序号	归档范围		保管期限
13	在校研究生名册		永久
14	研究生学籍变更材料（休学、复学、退学、延迟毕业）		永久
分类号：JX12.4 学生管理
序号	归档范围		保管期限
15	研究生奖助学金、助学贷款、评优评先办法及名册		30年
16	省级及以上研究生竞赛获奖材料（表彰文件、获奖证书等）		永久
17	研究生违纪处分材料		永久
分类号：JX12.5研究生学位工作
序号	归档范围		保管期限
18	授予硕士、博士学位的文件及名册		永久
19	补授学位的相关文件材料		永久
20	学位证样本（涉及改版的）		永久
分类号：JX12.6研究生毕业工作
序号	归档范围		保管期限
21	毕业证发放名册及文件		永久
22	毕业证样本（涉及改版的）		永久
分类号：JX12.7研究生教材建设
序号	归档范围		保管期限
23	研究生各专业使用教材目录		30年
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
24	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
25		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
26		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

招生就业办公室（创新创业学院）

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：JX13.2本科生招生工作
序号	归档范围		保管期限
1	本科生招生章程、招生简章及专业目录		30年
2	本科生录取名册		永久
3	录取通知书样本（涉及改版的）		永久
分类号：JX13.6本科生就业、创业
序号	归档范围		保管期限
4	本科生就业去向统计表		30年
5	本科毕业生就业质量报告		30年
6	新增省级及以上大学生创新创业项目获奖目录		永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
7	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
8		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
9		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

继续教育学院

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：JX11教学综合
序号	归档范围		保管期限
1	学校继续教育教学管理的各项规章制度、条例、办法、规定等		永久
2	学校重要的继续教育教学工作会议记录、纪要及会议形成的决定性文件		永久
3	学校继续教育合作办学（办班）协议书		永久
4	继续教育检查、评估等形成的文件材料		30年
分类号：JX14.1专业建设
序号	归档范围		保管期限
5	本校有关继续教育专业设置、调整、撤销的报告及批复		永久
6	继续教育专业统计报表		永久
分类号：JX14.2招生
序号	归档范围		保管期限
7	继续教育招生计划、招生简章等		30年
8	录取新生名册		永久
分类号：JX14.3学籍
序号	归档范围		保管期限
9	毕业学生成绩册		永久
10	学籍异动材料		永久
分类号：JX14.4课堂教学与教学实践
序号	归档范围		保管期限
11	继续教育各专业教学计划、教学大纲、培养方案		30年
分类号：JX14.5学位工作
序号	归档范围		保管期限
12	学位授予决定及名单		永久
13	学位证样本（涉及改版的）		永久
分类号：JX14.6毕业工作
序号	归档范围		保管期限
14	毕业证办理报告		永久
15	毕业生登记表		永久
16	毕业证样本（涉及改版的）		永久
分类号：JX14.7教材建设
序号	归档范围		保管期限
17	各专业使用教材目录		30年
18	本校教师自编、主编继续教育教材目录及样本		30年
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
19	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
20		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
21		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

科学技术处（“2011”办公室）

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：KY11科研综合管理材料
序号	归档范围		保管期限
1	本校科研管理的各项规章制度		永久
2	学校主办或承办的全国性科技工作会议等形成的材料		永久
3	院士工作站建设管理等形成的材料		永久
4	学校学术委员会组成人员名单及会议记录、纪要、决议、决定等		永久
5	学校新增科研项目目录、科研成果统计汇编、科研团队统计汇编等		永久
分类号：KY12科研项目
序号	归档范围		保管期限
6	科研项目准备阶段任务书、委托任务书、合同、协议或批文等文件材料		永久
7	科研项目实验阶段文件材料
	（1）实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录		永久
	（2）实验报告、数据处理材料		永久
	（3）设计文件、图纸及相关说明		永久
	（4）本阶段工作报告、小结		永久
	（5）项目形成的各类有永久保管价值的样品、标本等实物（标本等归入实物类）		永久
8	总结鉴定阶段
	（1)研究报告、总结		永久
	（2）论文、专著		永久
	（3）主管部门或单位验收意见、结题证书		永久
9	推广应用阶段
	（1）转让合同、协议书		永久
	（2）生产定型鉴定材料		永久
	（3）推广应用方案及实施情况		30年
	（4）扩大试生产的设计文件、工艺文件		30年
分类号：KY13 成果奖励
序号	归档范围		保管期限
10	专利申请书、专利登记原件		永久
11	科研成果奖励申报与审批材料		永久
12	科技成果获奖（单位及个人）证书原件（证书归入实物类）		永久
分类号：KY14科研平台
序号	归档范围		保管期限
13	学校各级科研平台名录及统计报表		永久
14	新增省部级及以上科研平台申报、获批建设材料		永久
15	省部级及以上科研平台管理规章制度、发展规划、年度工作总结等		30年
16	省部级以上科研平台组织机构建设、人员配置聘任等材料		永久
17	省部级以上科研平台评估、审核、验收等材料		永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
18	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
19		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
20		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

社会科学处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：KY11科研综合管理材料
序号	归档范围		保管期限
1	学校社会科学研究管理的规章制度、条例等		永久
2	学校新增各类型社科项目目录、社科成果统计目录、社科平台或团队目录		永久
3	以社科处文号编制的红头文件		永久
分类号：KY12科研项目
序号	归档范围		保管期限
4	准备阶段文件材料：项目的申请书、经费预算表、立项通知书、预算批复及调整表等		永久
5	实施阶段文件材料：纵向项目的年度检查表或中期检查报告、项目发生变更的批复等文件材料		永久
6	总结鉴定阶段：结题报告、结题申请书、结项审批书、专家鉴定表、成果报告、结项证书等文件材料		永久
分类号：KY13 成果奖励
序号	归档范围		保管期限
7	科研成果奖励申报与审批材料		永久
8	科技成果获奖（单位及个人）证书原件（证书归入实物类）		永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
9	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
10		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
11		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

学报编辑部

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：CB11综合管理
序号	归档范围		保管期限
1	学校编辑出版工作管理规章制度		永久
2	学校编辑出版工作重要会议记录		永久
3	学校编辑出版工作的统计报表		永久
分类号：CB13河南农业大学学报
序号	归档范围		保管期限
4	编辑出版合同书、协议书		永久
5	历次审稿意见或各级审稿单		永久
6	正式出版物样品		永久
分类号：CB14农业农村农民
序号	归档范围		保管期限
7	编辑出版合同书、协议书		永久
8	历次审稿意见或各级审稿单		永久
9	正式出版物样品		永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
10	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
11		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
12		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

财务处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：CK11综合管理
序号	归档范围		保管期限
1	学校制定的财务会计工作的规章制度		永久
2	学校财务工作重要请示、报告及批复等		永久
3	以学校财务处文号编制的红头文件		永久
分类号：CK12 财务会计报告
序号	归档范围		保管期限
4	年度财务会计报告		永久
5	年度决算报告		永久
6	月度、季度、半年度财务会计报告		10年
分类号：CK13 会计账薄
序号	归档范围		保管期限
7	总账		30年
8	明细账		30年
9	日记账		30年
10	现金出纳帐、银行存款帐		30年
11	其他辅助性账簿		30年
12	涉及外事的会计账簿		永久
分类号：CK14 会计凭证
序号	归档范围		保管期限
13	原始凭证		30年
14	记账凭证		30年
15	涉及外事的会计凭证		永久
分类号：其他会计资料
序号	归档范围		保管期限
16	工资发放名册、卡片		永久
17	各种奖金、奖学金、贷学金、助学金等发放名册、卡片		10年
18	银行存款余额调节表		10年
19	银行对账单		10年
20	纳税申报表		10年
21	会计档案移交清册		30年
22	会计档案保管、销毁清册		永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
23	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
24		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
25		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

基本建设处（重点建设项目办公室）

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：J111基建综合管理
序号	归档范围	保管期限
1	学校基建工作的各项规章制度、条例、办法、规定等	永久
2	学校各校区、科教园区等总体规划、总平面图	永久
3	学校基建工作年度计划、总结、各类统计报表	永久
4	学校征地批准文件、签订的合同或协议书、土地证书	永久
5	学校用地红线图及地界变化、交换、转让、租用等的请示、报告、批复及附图	永久
6	学校各类地上、地下管线工程分布图、改造图及其有关资料（可随基建工程项目一起归入JJ12类）	永久
分类号：JJ12基建工程项目
JJ12—A 工程准备阶段文件
JJ12—A1 立项文件
序号	归档范围	保管期限
1	项目建议书批复文件及项目建议书	永久
2	可行性研究报告批复文件及可行性研究报告	永久
3	专家论证意见、项目评估文件	永久
4	环境预测、调查报告	30年
5	有关立项的会议纪要、领导批示	永久
JJ12—A2 建设用地、拆迁文件
序号	归档范围	保管期限
1	选址申请及选址规划意见通知书	永久
2	建设用地批准书	永久
3	拆迁安置意见、协议、方案等	30年
4	建设用地规划许可证及其附表	永久
5	土地使用证明文件及其附表	永久
6	建设用地钉桩通知单	永久
JJ12—A3 勘察、设计文件
序号	归档范围	保管期限
1	工程地质勘察报告	永久
2	水文地质勘查报告	永久
3	初步设计文件（说明书）	30年
4	设计方案审查意见	30年
5	人防、环保、消防等有关主管部门对设计方案的审查意见	永久
6	设计计算书	30年
7	施工图设计文件审查意见	永久
8	节能设计备案文件	永久
JJ12—A4 招投标文件
序号	归档范围	保管期限
1	勘察、设计招投标文件	永久
2	勘察、设计合同	永久
3	施工招投标文件	永久
4	施工合同	永久
5	工程监理招投标文件	永久
6	监理合同	永久
JJ12—A5 开工审批文件
序号	归档范围	保管期限
1	建设工程规划许可证及其附表	永久
2	建设工程施工许可证	永久
JJ12—A6 工程造价文件
序号	归档范围	保管期限
1	工程投资估算材料	30年
2	工程设计概算材料	30年
3	招标控制价格文件	30年
4	合同价格文件	30年
5	结算价格文件	30年
JJ12—A7 工程建设基本信息
序号	归档范围	保管期限
1	工程概况信息表	永久
2	学校工程项目负责人及现场管理人员名册	永久
3	监理单位工程项目总监及监理人员名册	永久
4	施工单位工程项目经理及质量管理人员名册	永久
JJ12—B 监理文件
JJ12—B1 监理管理文件
序号	归档范围	保管期限
1	监理规划	30年
2	监理实施细则	30年
3	监理会议纪要	30年
4	工作联系单	30年
5	监理工程师通知	30年
6	监理工程师通知回复单	30年
7	工程暂停令	30年
8	工程复工报审表	30年
JJ12—B2 进度控制文件
序号	归档范围	保管期限
1	工程开工报审表	30年
2	施工进度计划报审表	30年
JJ12—B3 质量控制文件
序号	归档范围	保管期限
1	质量事故报告及处理资料	永久
2	见证取样和送检人员备案表	永久
3	见证记录	永久
JJ12—B4 造价控制文件
序号	归档范围	保管期限
1	工程款支付	永久
2	工程款支付凭证	永久
3	工程变更费用报审表	永久
4	费用索赔申请表	永久
5	费用索赔审批表	永久
JJ12—B5 工期管理文件
序号	归档范围	保管期限
1	工程延期申请表	30年
2	工程延期审批表	30年
JJ12—B6 监理验收文件
序号	归档范围	保管期限
1	竣工移交证书	永久
2	监理资料移交书	永久
JJ12—C 施工文件
JJ12—C1 施工管理文件
序号	归档范围	保管期限
1	工程概况表	永久
2	分包单位资质报审表	30年
3	建设单位质量事故勘察记录	永久
4	建设工程质量事故报告书	永久
5	见证试验检测汇总表	永久
JJ12—C2 施工技术文件
序号	归档范围	保管期限
1	图纸会审记录	永久
2	设计变更通知单	永久
3	工程洽谈记录（技术核定单）	永久
JJ12—C3 进度造价文件
序号	归档范围	保管期限
1	工程开工报审表	30年
2	工程复工报审表	30年
3	工程延期申请表	30年
4	工程款支付申请表	永久
5	工程变更费用报审表	永久
6	费用索赔申请表	永久
JJ12—C4 施工物质出厂质量证明及进场检测文件
序号	归档范围	保管期限
	出厂质量证明文件及检测报告
1	砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热保温、防腐材料、轻骨料出厂证明文件	30年
2	主要设备、器具的安装使用说明书	30年
3	消防、安全、卫生、环保、节能材料或设备检测报告或法定机构出具的有效证明文件	30年
4	设备及管道附表试验记录	30年
	进场复试报告
1	钢材试验报告	30年
2	水泥试验报告	30年
3	砂试验报告	30年
4	碎（卵）石试验报告	30年
5	防水涂料试验报告	30年
6	防水卷材试验报告	30年
7	砖（砌块）试验报告	30年
8	预应力筋复试报告	30年
9	预应力锚具、夹具和连接器复试报告	30年
10	装饰装修用门窗复试报告	30年
11	装饰装修用人造木板复试报告	30年
12	装饰装修用花岗石复试报告	30年
13	装饰装修用安全玻璃复试报告	30年
14	装饰装修用外墙面砖复试报告	30年
15	钢结构用钢材复试报告	30年
16	钢结构用防火涂料复试报告	30年
17	钢结构用焊接材料复试报告	30年
18	钢结构用高强度大六角螺栓连接副复试报告	30年
19	钢结构用扭剪型高强螺栓连接副复试报告	30年
20	散热器、供暖系统保温材料、通风与空调工程绝热材料的见证取样复试报告	30年
21	风机盘管机组、低压配电系统电缆的见证取样复试报告	30年
22	节能工程材料复试报告	30年
23	其他物质进场复试报告	30年
JJ12—C5 施工记录文件
序号	归档范围	保管期限
1	隐蔽工程验收记录	30年
2	工程定位测量记录	永久
3	基槽验线记录	永久
4	建筑物垂直度、标高观测记录	永久
5	沉降观测记录	永久
6	地基验槽记录	永久
7	地基钎探记录	永久
8	大型构件吊装记录	30年
9	地下工程防水效果检查记录	30年
10	防水工程试水检查记录	30年
11	通风（烟）道、垃圾道检查记录	30年
12	预应力筋张拉记录	30年
13	有粘结预应力结构灌浆记录	30年
14	钢结构施工记录	30年
15	网架（索膜）施工	30年
16	木结构施工记录	30年
17	幕墙注胶检查记录	30年
18	自动扶梯、自动人行道的相邻区域检查记录	30年
19	电梯电气装置安装检查记录	30年
20	自动扶梯、自动人行道整机安装质量检查记录	30年
21	其他施工记录文件	30年
JJ12—C6 施工试验记录及检测文件
序号	归档范围	保管期限
	通用表格
1	设备单机试运转记录	30年
2	系统试运转调试记录	30年
3	接地电阻测试记录	30年
4	绝缘电阻测试记录	30年
	建筑与结构工程
1	锚杆试验报告	30年
2	地基承载力检验报告	30年
3	桩基检验报告	30年
4	土工击实试验报告	30年
5	回填土试验报告（应附图）	30年
6	钢筋机械连接试验报告	30年
7	钢筋焊接连接试验报告	30年
8	砂浆抗压强度试验报告	30年
9	砌筑砂浆试块强度统计、评定记录	30年
10	混凝土配合比申请书、通知单	30年
11	混凝土抗压强度试验报告	30年
12	混凝土试块强度统计、评定记录	30年
13	混凝土抗渗试验报告	30年
14	砂、石、水泥放射性指标报告	30年
15	混凝土碱总量计算书	30年
16	外墙饰面砖样板粘结强度试验报告	30年
17	后置埋件抗拔试验报告	30年
18	超声波探伤报告、探伤记录	30年
19	钢构件射线探伤报告	30年
20	磁粉探伤报告	30年
21	高强度螺栓抗滑移系数检测报告	30年
22	网架节点承载力试验报告	30年
23	钢结构防腐、防火涂料厚度检测报告	30年
24	木结构胶缝试验报告	30年
25	木结构构件力学性能试验报告	30年
26	木结构防护剂试验报告	30年
27	幕墙双组分硅酮结构胶混匀性及拉断试验报告	30年
28	幕墙的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能及平面内变形性能检测报告	30年
29	外门窗的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能检测报告	30年
30	墙体节能工程保温材料与基层粘结强度现场拉拔试验报告	30年
31	外墙保温浆料同条件养护试件试验报告	30年
32	结构实体混凝土强度验收记录	30年
33	结构实体钢筋保护层厚度验收记录	30年
34	围护结构现场实体检验记录	30年
35	室内环境检测报告	30年
36	节能性能检测报告	30年
37	其他建筑与结构施工试验记录与检测文件	30年
	给水、排水及供暖工程
1	灌（满）水试验记录	30年
2	强度严密性试验记录	30年
3	通水试验记录	30年
4	冲（吹）洗试验记录	30年
5	通球试验记录	30年
6	消防栓试射记录	30年
7	锅炉试运行记录	30年
8	安全阀定压合格证书	30年
9	自动喷水灭火系统联动试验记录	30年
10	其他给水排水及供暖施工试验记录与检测文件	30年
	建筑电气工程
1	电气接地装置平面示意图表	永久
2	电气器具通电安全检查记录	30年
3	电气设备空载试运行记录	30年
4	建筑物照明通电试运行记录	30年
5	大型照明灯具承载试验记录	30年
6	漏电开关模拟试验记录	30年
7	大容量电气线路结点测温记录	30年
8	低压配电电源质量测试记录	30年
9	建筑物照明系统照度测试记录	30年
10	其他建筑电气施工试验记录与检测文件	30年
	智能建筑工程
1	综合布线测试记录	30年
2	光纤损耗测试记录	30年
3	视频系统末端测试记录	30年
4	子系统检测记录	30年
5	系统试运行记录	30年
6	其他智能建筑施工试验记录与检测文件	30年
	通风与空调工程
1	风管漏光检测记录	30年
2	风管漏风检测记录	30年
3	各房间室内风量测量记录	30年
4	管网风量平衡记录	30年
5	空调系统试运转测试记录	30年
6	空调水系统试运转调试记录	30年
7	制冷系统气密性试验记录	30年
8	净化空调系统检测记录	30年
9	放排烟系统联合试运行记录	30年
10	其他通风与空调施工试验记录与检测文件	30年
	电梯工程	30年
1	轿厢平层准确度测量记录	30年
2	电梯层门安全装置检测记录	30年
3	电梯电气安全装置检测记录	30年
4	电梯整机功能检测记录	30年
5	电梯主要功能检测记录	30年
6	电梯负荷运行试验记录	30年
7	电梯负荷运行试验曲线图表	30年
8	自动扶梯、自动人行道安全装置检测记录	30年
9	自动扶梯、自动人行道整机性能、运行试验记录	30年
10	其他电梯施工试验记录与检测文件	30年
JJ12—C7 施工质量验收记录
序号	归档范围	保管期限
1	检验批质量验收记录	永久
2	分项工程质量验收记录	永久
3	分部（子分部）工程质量验收记录	永久
4	建筑节能分部工程质量验收记录	永久
5	自动喷水系统验收缺陷项目划分记录	永久
6	程控电话交换系统分项工程质量验收记录	永久
7	会议电视系统分项工程质量验收记录	永久
8	卫星数字电视系统分项工程质量验收记录	永久
9	有线电视系统分项工程质量验收记录	永久
10	公共广播与紧急广播系统分项工程质量验收记录	永久
11	计算机网络系统分项工程质量验收记录	永久
12	应用软件系统分项工程质量验收记录	永久
13	网络安全系统分项工程质量验收记录	永久
14	空调与通风系统分项工程质量验收记录	永久
15	变配电系统分项工程质量验收记录	永久
16	公共照明系统分项工程质量验收记录	永久
17	给水排水系统分项工程质量验收记录	永久
18	热源和热交换系统分项工程质量验收记录	永久
19	冷冻和冷却水系统分项工程质量验收记录	永久
20	电梯和自动扶梯系统分项工程质量验收记录	永久
21	数据通讯接口分项工程质量验收记录	永久
22	中央管理工作站及操作分站分项工程质量验收记录	永久
23	系统实时性、可维护性、可靠性分项工程质量验收记录	永久
24	现场设备安装及检测分项工程质量验收记录	永久
25	火灾自动报警及消防联动系统分项工程质量验收记录	永久
26	综合防范功能分项工程质量验收记录	永久
27	视频安防监控系统分项工程质量验收记录	永久
28	入侵报警系统分项工程质量验收记录	永久
29	出入口控制（门禁）系统分项工程质量验收记录	永久
30	巡更管理系统分项工程质量验收记录	永久
31	停车场（库）管理系统分项工程质量验收记录	永久
32	安全防范综合管理系统分项工程质量验收记录	永久
33	综合布线系统安装分项工程质量验收记录	永久
34	综合布线系统性能检测分项工程质量验收记录	永久
35	系统集成网络连接分项工程质量验收记录	永久
36	系统数据集成分项工程质量验收记录	永久
37	系统集成整体协调分项工程质量验收记录	永久
38	系统集成综合管理及冗余功能分项工程质量验收记录	永久
39	系统集成可维护性和安全性分项工程质量验收记录	永久
40	电源系统分项工程质量验收记录	永久
41	其他施工质量验收文件	永久
JJ12—C8 施工验收文件
序号	归档范围	保管期限
1	单位（子单位）工程竣工预验收报验表	永久
2	单位（子单位）工程质量竣工验收记录	永久
3	单位（子单位）工程质量控制资料核查记录	永久
4	单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录	永久
5	单位（子单位）工程观感质量检查记录	永久
6	施工资料移交书	永久
7	其他施工验收文件	永久
JJ12—D 竣工图
序号	归档范围	保管期限
1	建筑竣工图	永久
2	结构竣工图	永久
3	钢结构竣工图	永久
4	幕墙竣工图	永久
5	室内装饰竣工图	永久
6	建筑给水排水及供暖竣工图	永久
7	建筑电气竣工图	永久
8	智能建筑竣工图	永久
9	通风与空调竣工图	永久
10	室外工程竣工图	永久
11	规划红线内的室外给水、排水、供热、供电、照明管线等竣工图	永久
12	规划红线内的道路、园林绿化、喷灌设施等竣工图	永久
JJ12—E 工程竣工验收文件
序号	归档范围	保管期限
1	勘察单位工程质量检查报告	永久
2	设计单位工程质量检查报告	永久
3	施工单位工程竣工报告	永久
4	监理单位质量评估报告	永久
5	工程竣工验收报告	永久
6	工程竣工验收会议纪要	永久
7	专家组竣工验收意见	永久
8	工程竣工验收证书	永久
9	规划、消防、环保、民防、防雷等部门出具的认可文件或准许使用文件	永久
10	房屋建筑工程质量保修书	永久
11	住宅质量保证书、住宅使用说明书	永久
12	建设工程竣工验收备案表	永久
13	建设工程档案预验收意见	永久
14	归档基建类档案移交、接收登记表	永久
15	施工决算文件	永久
16	监理决算文件	永久
17	开工前原貌、不同施工阶段、竣工新貌等照片	永久
18	其他工程文件	30年
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围	保管期限
1	基建工程项目奠基、开工、施工、竣工等活动形成的声像材料	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号	归档范围	保管期限
1	基建工程项目奠基、开工、竣工等活动形成的实物（如纪念徽章等）	永久
2	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料	永久
3	其他有保存价值的实物材料	永久或30年

实验室与设备管理办公室

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：SB11仪器设备综合管理
序号	归档范围		保管期限
1	学校有关仪器设备管理、实验室管理的规章制度		30年
2	学校仪器设备和实验室管理的重要报告、调查材料		30年
3	实验室校级安全管理等形成文件材料		30年
4	学校有毒有害危险化学品管理过程中形成的文件材料		30年
分类号：SB12仪器设备文件
序号	归档范围		保管期限
5	本部门管理的10万元以上可开放共享的科研教学大型仪器设备统计报表及其他管理材料		永久
分类号：SB13实验室建设
序号	归档范围		保管期限
6	龙子湖公共分析测试平台论证、评估、申报、审批材料		永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
7	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
8		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
9		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

国际交流合作处

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：WS11综合管理
序号	归档范围		保管期限
1	学校制定的有关外事（含港澳台）工作的管理规章制度		永久
2	学校外事工作重要请示、报告等		永久
3	学校外事工作统计报表		永久
分类号：WS12出国（境）
序号	归档范围		保管期限
4	学校教职工出国（境）审批材料		30年
5	学校校领导因公出国（境）的出访报告		30年
分类号：WS13 外籍人员来校
序号	归档范围		保管期限
6	学校邀请国（境）外人员来访审批材料		30年
分类号：WS14 国际合作与会议
序号	归档范围		保管期限
7	学校与外国高等学校或其他机构签署的协议、合同、重要来往函件、备忘录等有关材料		永久
8	学校申报校际交流、中外合作办学、境外办学、科研合作等项目形成的材料		永久
9	外方赠送的各种礼品、纪念品等		永久
10	学校主办、承办国际会议形成的材料		30年
分类号：WS15 外国留学生工作
序号	归档范围		保管期限
11	学校招生、录取留学生的有关材料		永久
分类号； SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号	归档范围		保管期限
12	本部门牵头开展的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）		永久或30年
分类号： SW 实物（SW11奖杯、奖牌、奖状；SW12 字画；SW13 锦旗；SW14其他）
序号		归档范围		保管期限
13		获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料		永久
14		其他有保存价值的实物材料		永久或30年

各学院

文件材料归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：DQ19基层党组织工作
序号		归档范围	保管期限
1		分党委规章制度	30年
2		各分党委（党总支）党委会记录本	30年
3		各分党委、党总支、直属党支部年度考核材料	30年
4		各分党委获校级及以上先进党支部、优秀共产党员、优秀党务工作者等表彰文件、事迹材料	30年
5		以各学院分党委文号编制的红头文件	30年
分类号：XZ24学院行政管理工作
序号		归档范围	保管期限
6		学院规章制度	30年
7		学院党政联席会议记录本、重要专题会议记录、纪要	30年
8		学院自编大事记、院史、简介	永久
9		学院对外签订的合同、协议、聘书	30年
10		学院院庆等重要活动形成的文件材料、声像材料和实物	永久
11		以各学院文号编制的红头文件	30年
12		学院承办的省级及以上重要学术会议、活动等形成的文件材料	30年
13		学院邀请的知名专家、学者来校作学术报告形成的材料	30年
分类号：JX12.3研究生学籍材料
序号		归档范围	保管期限
14		研究生新生入学登记卡	永久
15		研究生毕业论文答辩委员会组成审核表	永久
16		研究生毕业论文答辩申请表	永久
17		评阅人对研究生毕业论文的评语（评阅书）	永久
18		研究生毕业论文答辩情况表	永久
19		研究生申请毕业审批表	永久
20		毕业研究生登记表	永久
21		学籍表	永久
22		成绩单	永久
分类号：JX13.1本科生专业建设
22		本科专业评估、专业认证等申报、自评报告、审批材料	30年
分类号：JX13.3本科生学籍
序号		归档范围	保管期限
22		学生成绩单、学籍卡	永久
23		本科生新生入学登记表	永久
分类号 SX 声像（SX11 照片；SX12 光盘；SX13 移动硬盘；SX14 其他）
序号		归档范围	保管期限
24		毕业生毕业合影	永久
25		学院承办的重要活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片及文字材料说明（参见声像载体档案归档范围、分类方案与保管期限表）	永久或30年
分类号： SW 实物（SW11书画；SW12 证书、奖状；SW13 奖杯；SW14牌匾类；SW15锦旗;SW16校徽、纪念章、奖章、纪念币;SW17其他)
序号	归档范围			保管期限
26	获省部级及以上表彰的奖旗、奖牌、奖杯、奖状、证书等实物材料			永久
27	其他有保存价值的实物材料			永久或30年

声像载体档案

归档范围、分类方案与保管期限表

分类号：SX11 照片【内容、时间、地点、人物、拍摄者】
序号	归档范围	保管期限
1	党政工作
	（1）本校各类重大会议、重大活动	永久
	（2）党和国家领导人、省、市领导、社会各界名流来校视察活动	永久
2	教学工作
	（1）开学典礼	永久
	（2）知名教授、专家、学者来校讲学	永久
	（3）学科竞赛及颁奖大会	永久
	（4）军训	30年
	（5）学生听课、论文答辩、实习、社会实践	30年
	（6）各届毕业生合影	永久
3	科研工作
	（1）反映本校重点、大型科研课题评审鉴定	永久
	（2）重点科研项目关键阶段	永久
	（3）年度科研表彰、科研成果颁奖仪式	永久
	（4）大型学术会议、科研报告会的照片	永久
4	外事工作
	（1）外国领导人、友好人士、各种代表团来校参观访问	永久
	（2）国际交往活动中的照片	永久
5	文体活动
	（1）历届校级运动会	30年
	（2）本校参加省级及以上运动会	30年
	（3）校级文艺晚会、艺术节、书法绘画展等的照片	30年
6	其他：展现校园历史记录、基本风貌、重要建筑物的照片	永久
分类号 SX12 录音、录像带
序号	归档范围	保管期限
7	同SX11	永久或30年
分类号 SX13 光盘
序号	归档范围	保管期限
8	同SX11	永久或30年
分类号 SX14 移动硬盘
序号	归档范围	保管期限
9	同SX11	永久或30年

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归档指南

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归档范围

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归档规范

归档范围

河南农业大学各单位文件材料归档范围和保管期限表