一、收集

各部门参照《河南农业大学各单位档案归档范围与保管期限表》收集应归档材料。收集要求如下：

1.按照归档清单收集相应的文件材料，剔除不属于归档范围且无保存价值的文件。收集的文件材料具体包括：

（1）“红头文件”，如规定、办法、指示、批复等；

（2）“白头文件”，如会议文件、经验介绍、调查报告等；

（3）公布性文件，如公告、通告等；

（4）内部使用文件，如会议记录、规章制度、计划、总结、统计表等；

（5）记载性文件，大事记、工作日志、组织沿革等；

（6）报道性文件；

（7）契约性文件，如合同、协议、意向书等；

（8）证明性文件，如介绍信存根等；

（9）声像材料，如照片、视频、音频等；

（10）电子文件，包括与上述文件材料对应的电子版文件及其他各类电子文件。

（11）2024、2025年学校重大活动（如全校性活动、大型会议、外事活动、各项检查评估等）中形成的重要文件、协议合同、领导讲话稿及领导题词、照片、录像等材料。

（12）各单位2024、2025年度荣获的省部级及以上奖励的奖状、奖杯、奖牌、证书、锦旗等，以及校地、校际交流和外事活动中获得的具有保存价值的实物。

（13）往年遗漏的应归档的材料。

2.收集的文件材料应是办理完毕的，尚未处理完毕的暂时不纳入收集范围，如涉及跨年度的会议、请示批复未处理完毕暂不收集。

3.收集的文件内容应齐全完整，如文件的正文与附件、转发文与被转发文、文件公文处理单与定稿正本（只有文件处理单且无文件正本和定稿的情况，文件处理单可不归档。）

4.收集的纸质文件材料一律要求原件，如有特殊情况只存复制件需做相关归档说明。

二、整理

1.组件

文书档案归档保存以件为单位。 一般情况下，每一份文件作为一件，件内文件排列顺序为正本——文件处理单——定稿（上级来文时，文件处理单在前，收文在后），去掉文件上的所有金属物品后用长尾夹固定。注意，以下情况中多份文件由于处理的是同一事由，需作为一件进行处理，件内文件排列时将结论性材料置前：正文、附件为一件，正文在前，附件在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；中文本与外文本为一件，中文本在前，外文本在后；报表、名册、图册、书籍等一册（本）为一件；装订成册的文件资料汇编一册为一件；会议记录一般一次会议为一件，会议记录本一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

2.编页码

文件材料以件为单位编制页码，页码应从首页（含封面）开始逐页编制，用铅笔在文件正面右上角或背面左上角空白处编写，无字的空白页不编页码。拟编制页码与文件原有页码相同的，可不再编制页码。

3.分类、划定保管期限

各单位参考《河南农业大学各单位档案归档范围与保管期限表》逐件划定归档文件的保管期限：一般分为永久、定期 30 年、定期 10 年三类。

4.排列

确定好保管期限的归档文件按照永久、定期 30 年、定期 10 年的顺序排列，同一保管期限的文件按落款时间先后顺序排列。

5.填写归档文件目录

按照排好的顺序，逐条逐项填写归档文件目录。格式和填写要求如下：

 归档文件目录

序号：即归档文件顺序号，从“1”开始逐条编制；

文号：即发文字号，照实抄录。如档文〔2024〕8号；

责任者：即文件的发文机关或署名者，照实填写全称。不得用“本部”或非通用简称代替；

题名：即文件标题。一般以照实抄录为原则。若存在标题无法确切反映文件内容或标题不全等情况，如人事任免材料、会议材料等，应全部或部分自拟。自拟内容应外加方括号[]与原标题内容加以区别；

日期：即文件形成时间或落款时间，多份文件作为一件时以最后一个时间为准。具体日期填写以8位阿拉伯数字标注。如2024年9月1日标注为20240901；

密级：根据文件实际标注情况照实填写，若文件无密级此项目留空；

页数：填写一份文件的总页数，以文件中有图文的页面为一页，空白页不计；

保管期限：根据之前划分的保管期限填写，永久、定期 30 年、定期 10 年。

备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。

表格填写完成后，再次进行纸质档案和归档文件目录的比对审核，归档文件目录内容要与纸质档案一致（顺序一致、内容一致、数量一致），如出现不一致的情况以纸质档案为准。归档文件目录横向打印后，置于文件首页。

三、移交

档案整理无误后，本部门填写档案移交清单。

移交清单填写完毕后，携带归档文件到档案馆办理移交手续。

1.移交内容：

（1）纸质版档案

（2）档案移交清单纸质版一式两份，部门签字盖章，电子版发送至档案馆邮箱dasj@henau.edu.cn.

2.档案馆组织验收，核对无误后进馆登记，在移交清单上签字盖章，完成移交工作。