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档案馆服务指南、利用流程(更新)

作者:档案馆          发布时间:2021-07-08         点击次数:1518次

河南农业大学档案馆档案利用指南

一、 开放时间

每周一、三、五全天,周二上午。

上午:8:3012:00      下午:3:005:30

周六、周日及国家法定节假日闭馆,寒暑假期间另行通知。

 

 二、 联系信息

  点:郑州市文化路95号院13号楼

联系电话:

      0371—63558753(人事档案科)405室

      0371—63558899(保管利用部)406室

      0371—63558135(收集指导部)404室

      037156990297(龙子湖校区)A124室

档案馆网址:http://archives.henau.edu.cn/

 

三、 科室业务

人事档案科:

负责人事类、党群行政类、外事类、人物类声像类、实物类档案管理与利用。

保管利用部:

负责教学类、科研类档案管理与利用

收集指导部:

负责财务类、基础建设类、产品生产类、出版类、仪器设备类档案管理与利用


 

 河南农业大学档案馆档案利用要求

1档案利用需持有效证件

本人查阅利用档案,需持本人有效身份证件;委托办理需持双方身份证复印件及委托书。

2、档案借阅利用必须严格履行档案利用手续

根据不同需求,在河南农业大学档案馆网站下载填写表格,相关部门负责人签字并加盖公章,方可利用档案。

3、档案利用实行登记制度

档案馆各科室需建立相应的档案利用登记簿,利用者需认真、详实填写档案利用登记表。

4、档案利用方式

原则上只提供档案查阅、复印、证明等利用方式,档案原件不得外借。如有特殊需求,需经主管校领导签字批准方可外借利用。

5、档案利用时间

各类档案利用,原则上限当日利用;档案外借期限不得超过5天,并及时归还。

6、档案提供利用对象

本馆档案面向学校内部工作人员查阅使用,如校外单位需借阅档案,必须持有所在单位介绍信和本人有效身份证件,经档案馆馆长批准后方可查阅。

7、档案利用者的义务

档案利用者应爱惜档案,严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。档案利用者要严守机密,不得以任何方式泄露相关涉密档案内容。

 

  

河南农业大学档案馆档案利用流程

 

(一) 人事档案利用

 

“河南农业大学官网”—“图书档案”—“档案馆”—“下载专区”

“干部人事档案外借/查阅利用审批表”

填写相关信息

所在单位签字盖章、人事处签字盖章;

科级及以上干部人事档案利用,需组织部负责人签字盖章

 

(二)文书档案利用

党群、行政类文书档案的查阅、外借,需要下载填写相关表格,然后进行档案利用。

 

“河南农业大学官网”—“图书档案”—“档案馆”—“下载专区”

“内部综合档案外借/查阅利用审批表”

填写相关信息,

本部门负责人签字盖章,

跨部门利用档案,需要档案所属部门负责人签字盖章

 

(三)学籍档案利用

提供补办毕业证明书、补办就业报到证、补办学籍档案、申请办理出国留学材料、招生录取审批表、成绩单打印等相关学籍材料办理。

 

注:档案馆学籍档案仅面向已毕业学生提供利用服务(在校学生学籍档案办理在教务处)。

 

1、补办毕业证明书

 

携带本人有效身份证件,到档案馆保管利用部复印“录取审批表”与“学籍表”

携带录取审批表与学籍表,到教务处学籍科办理

 

2、补办就业报到证

 

携带本人有效身份证件到档案馆复印“录取审批表”

本人携带材料到教务处办理

 

3、补办学籍档案

 

 携带本人有效身份证件到档案馆保管利用部复印所需学籍材料

 

4、申请办理出国留学材料

  携带本人有效身份证件到档案馆保管利用部开具中文成绩单

如需英文成绩,自行翻译为英文成绩单

档案馆审核并加盖公章

打印“河南农业大学用印审批表”,填写个人信息,

携带“用印审批表、毕业证/学位证翻译件或复印件”到档案馆审核盖章,

到校长办公室加盖河南农业大学公章。

 

(四)基本建设类档案利用

河南农业大学档案馆网站下载“基建工程档案查询/借阅利用表

填写相关信息,基建处负责人签字盖章;

其他单位需要利用基建档案的,本部门负责人签字盖章,另需基建处负责人签字盖章

携带手续齐全表格到档案馆利用档案

(五)财会档案利用

河南农业大学档案馆网站下载“会计档案查阅/外借利用表

填写相关信息,财务处负责人签字盖章;

其他单位和个人需要利用财会档案的,本部门负责人签字盖章,另需财务处负责人签字盖章

携带手续齐全表格到档案馆利用档案