当前位置: 首页



关于做好2019届硕士、博士毕业生学籍材料归档移交工作的通知

作者:档案馆          发布时间:2019-06-18         点击次数:2450次

各学院:

2019年度博士/硕士研究生学位论文答辩材料归档移交工作即将开始,现将有关事项通知如下:

一、归档时间:

请各院(系)于2019年07月05之前将整理完毕的博士/硕士学位论文答辩

材料移交至学校档案馆。

二、归档范围:

1、2019年6月授予博士/硕士学位的论文答辩材料;

三、归档要求:

学籍材料

1、材料排序。按照审核表、答辩表、评阅书、答辩情况表、学位审批表、研究生登记表、学籍表、成绩单的顺序排列。

2、相关答辩材料先由研究生处预以审查,审查完毕后由各学院立卷装订。

3、以每学生为单位,加封皮、目录、封底。所有材料按顺序排好后,需用铅笔编写页码,审核表为第1页,页码标注在当页的左或右下角,见字编页不可遗漏,页号在文件目录内对应材料填写完整。材料齐备后需按归档要求三孔一线预以装订成册。

4、案卷封皮需填写案卷题名、归档单位、起止日期、保管期限;案卷封底(卷内备考表)需填写立卷人、检查人和立卷时间(应填写归档年 月)。如学生材料有缺失,需要在备考表上详细说明。

照片材料

(一)归档范围

   1、以院(系)为单位的毕业合影照和以专业为单位的毕业合影照。

  (二)整理要求

   1、归档的照片一律为冲印的纸质照片,归档的电子照片以JPEG为通用格式。归档的数码照片像素不得低于300万,扫描照片线数不得低于600dpi.

   2、用于归档的每张数码照片必须编写对应的文字说明,文字说明包括拍摄时间、地点、背景、拍摄者,以及院系(专业、班级)名称、毕业生届别、并附带与照片内人员位置一一对应的名单(名单在照片下方或背面)等内容。

   3、对于各类人员合影照片,编写文字说明时应按照排列顺序列出所有人员的姓名。对于场景照片中涉及人员难以一一列出的,应尽可能列出主要人员的姓名。

四、归档移交:

   1、归档移交时,交接双方当面检查,档案馆按归档要求验收合格后方可办理移交手续。

   2、立卷单位移交归档时须填写移交清单,清单一式二份并加盖学院公章、学院负责人签字,经交接双方签字后各留存一份备查。移交清单电子版请发送档案馆信箱:nddasj@126.com

五、其他事项

   1、封皮、封底请各学院按毕业生数量到行政楼五楼档案馆520房间领取。

   2、移交清单、案卷目录、封皮、封底填写格式请参考附件

   3、归档材料移交地点:行政楼五楼520房间

   4、立卷过程中,若有疑问请致电:63558135 联系人:张雪  张洁

 

   河南农业大学档案馆

2019.06.12

附件:

1、 01归档纸质文件材料移交(接收)登记表-纸质.doc

2、 03归档数码声像载体材料移交(接收)登记表-照片.doc

3、 硕士 博士论文答辩材料附表.xlsx

4、 硕士 博士论文答辩材料附表-封面 封底0527.xlsx