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关于做好各学院2019届毕业生学籍材料、合影照片归档移交工作的通知

作者:档案馆          发布时间:2019-06-18         点击次数:2498次

各学院:

2019届本科毕业生学籍材料归档移交工作即将开始,现将有关事项通知如下:

一、归档时间

    请各学院于2019年07月05日前将整理好的本(专)科生学籍材料、合影照片移交至学校档案馆。

二、归档范围

   1、2019届河南农业大学本(专)科生学籍表

   2、2019届河南农业大学本(专)科生成绩明细表

   3、2019届河南农业大学本(专)科生合影照片(年级、专业、班级合影)

三、归档要求

学籍材料

   1、材料顺序:案卷文件目录(首页)、学生学籍基本信息表、学生成绩明细表依学号顺序排列。

   2、相关学籍材料先由教务处学籍科予以审查,审查完毕后由各学院立卷。

   3、以专业 班为单位,加封皮、目录、封底,每位学生所在页码请用铅笔标注在当页右下角,见字编页不可遗漏,整理好用夹子固定即可。

   4、案卷封皮需填写案卷题名、归档单位、起止日期、保管期限;案卷封底(卷内备考表)需填写立卷人、检查人和立卷时间(应填写归档年 月)。

   5、按要求逐项填写档案馆移交目录表。

照片材料

(一)归档范围

   1、2019届毕业生合影及文字说明,以院(系)为单位的毕业合影照和以专业、班级为单位的毕业合影照,照片。

   2、2019届(含2019届)以前的各类毕业合影照片。

  (二)整理要求

   1、归档的照片一律为冲印的纸质照片,归档的电子照片以JPEG为通用格式。归档的数码照片像素不得低于300万,扫描照片线数不得低于600dpi.

   2、用于归档的每张数码照片必须编写对应的文字说明,文字说明包括拍摄时间、地点、背景、拍摄者,以及院系(专业、班级)名称、毕业生届别、并附带与照片内人员位置一一对应的名单(名单在照片下方或背面)等内容。

   3、对于各类人员合影照片,编写文字说明时应按照排列顺序列出所有人员的姓名。对于场景照片中涉及人员难以一一列出的,应尽可能列出主要人员的姓名。

四、归档移交

   1、归档移交时,归档单位填写《档案馆归档材料移交清单》(纸质、照片分别填写,见附件),交接双方当面清点核对,档案馆按归档要求验收合格后方可办理移交手续。

   2、移交清单一式二份并加盖学院公章、学院负责人签字,经交接双方签字后各留存一份备查。移交清单及合影照片电子版请发送档案馆信箱:nddasj@126.com

五、其他事项

   1、封皮、封底请各学院按专业 班数量到行政楼五楼档案馆520房间领取。

   2、移交清单、案卷目录、封皮、封底填写格式请参考附件

   3、归档材料移交地点:行政楼五楼520房间

    4、立卷过程中,若有疑问请致电:63558135 联系人:张雪 张洁

 

                                                 河南农业大学档案馆

2019.06.12

 

 

附件:1、01归档纸质文件材料移交(接收)登记表-纸质.doc

    2、03归档数码声像载体材料移交(接收)登记表-照片.doc

    3、毕业生照片收集.xlsx

    4、本科生学籍材料附表-2018.xlsx