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关于移交2018年档案的通知

作者:档案馆          发布时间:2019-03-19         点击次数:2464次

关于移交2018年档案的通知

 

校属各单位:

根据今年学校档案工作安排,2018年档案移交工作现已经开始,请各归档单位于5月底之前将2018年产生的所有应归档文件材料整理移交档案馆。现将移交过程中有关事项通知如下:

一、归档范围:

1.2018年1月1日至12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各建档单位文件材料归档范围请参照档案馆网站(业务指导)上的各门类档案管理细则

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、电子文档等)。各部门参照本部门应归档的归档范围和保管期限表,利用档案管理系统录入应归档材料目录并上传电子文件,经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

3.各单位请参照《河南农业大学实物档案建档规范》的要求,将应归档的实物档案如获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(省级以上)及具有保存价值的实物档案整理归档。

本次整理移交的归档材料是2018年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档但尚未归档的文件材料

二、归档要求:

1.各部门档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交档案馆。

2.文件类的归档材料实行以件为单位归档;教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。

3.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

4.各单位档案员如果在管理系统使用和档案整理中遇到问题,可以通过电话或档案管理系统的实时在线交流系统与档案馆联系。联系电话:63558135。

5.归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间。

三、档案的移交:

1.归档验收:

移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续:

归档部门移交档案材料时必须填写与移交相对应的《归档文件材料移交(接收)登记表》一式二份,经交接双方签字盖章后各留一份备查。

3.归档移交时间:

党政部门和按年度归档的部门,请于5月30日前移交2018年度归档文件材料。

科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

 

联系电话:63558135

附件:  

01归档纸质文件材料移交(接收)登记表.doc


归档文件目录.docx


14 归档实物移交(接收)登记表.doc


 

 

档案馆

2019年3月18日