关于做好2025届毕业生合影归档工作的通知

各学院：

毕业生合影照片是学校档案的重要组成部分，是学校育人成果的历史见证，是珍贵的档案资料，具有重要的保存价值。为切实做好2025届毕业生合影归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

2025届毕业生合影电子照片，具体指以学院为单位（含学院领导、教师代表）拍摄的集体照。

二、归档时间

请各学院于2025年7月4日前完成照片整理、审核及移交工作。

三、归档要求

   （一）质量达标

1.移交的合影电子照片须为JPG/JPEG格式，保持原始拍摄像素（建议分辨率不低于300dpi），不得压缩处理，确保画面清晰无失真。

2.在电子照片合适位置（非画面主体区域）标注文字题名，格式为：河南农业大学XX学院XX届本科（硕士/博士）毕业生合影。题名下方用八位阿拉伯数字标注拍摄日期，格式为：20250608。

3.电子照片文件命名格式：学院名称+届别+学历层次+毕业生合影+时间（如：农学院2025届硕士毕业生合影20250608）。

（二）整理规范

1.照片要求以“张”为单位，填写照片文字说明（附件1），包括题名、拍摄时间、拍摄地点、拍摄者、人物及座次号、备注等信息。

（1）题名：与照片上标注一致；

（2）拍摄时间：精确到日（如20250608）；

（3）拍摄地点：具体至楼宇名称或场地；

（4）拍摄者：拍摄单位；

（5）人物及座次号：按“从左至右、从前至后”顺序标注所有人员姓名，领导需在姓名后标注职务（如：李四（副院长））；

（6）备注：特殊情况说明（如补拍、人员缺席等）。

2.填写《河南农业大学毕业生合影照片移交清单》（附件2），逐张登记照片信息，内容包括：电子照片名称、拍摄时间等。

四、移交流程与验收

（一）提交材料

1.电子文件

（1）电子照片（以“学院”命名建立文件夹）；

（2）《照片文字说明表》电子版（Excel格式），以“学院+合影电子照片文字说明”命名；

（3）《移交清单》电子版（Excel格式），命名为“学院+2025届毕业生合影移交清单”。

2.纸质文件

《移交清单》纸质版2份，需学院负责人签字并加盖公章。

（二）移交方式

将电子文件拷贝至U盘，避免使用压缩包。

电子文件和纸质文件统一移交送至档案馆419室。移交时需现场核对电子文件的可读性，电子文件与纸质清单一致性等，双方签字确认后各留存一份。

五、其他事项

请各学院高度重视毕业生合影档案归档工作，指定专人负责，确保照片收集全面、信息标注准确。在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆工作人员联系。

联系人：谢老师  方老师

联系电话：0371-56552585

地址：龙子湖校区图书馆四楼419室

附件：1.河南农业大学毕业生合影照片文字说明

2.河南农业大学毕业生合影照片移交清单

河南农业大学档案馆  

2025年6月10日    

毕业生合影归档工作附件：1-2.zip