关于做好2025届研究生学籍档案归档工作的通知

 各学院：

为做好2025年度研究生学籍档案归档工作，确保档案及时、完整、规范归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.对象范围：2025年6月毕业的硕士、博士研究生（含6月结业学生及以往学年延迟毕业学生）。

2.材料范围：包括但不限于入学登记卡、学籍卡、成绩单、论文答辩材料、学位申请材料等，具体内容参见研究生学籍档案归档指南（附件1）。

二、归档时间

请各学院于2025年7月4日前完成档案整理及移交工作。

三、归档要求

（一）材料完整性

1.须全面收集学生在校期间形成的学籍材料，确保无缺件、无遗漏，原则上均需提供原件，复印件需注明“与原件一致”并加盖学院公章。

2.材料需具备完整的签字、盖章手续，电子签名需符合档案管理规定。

（二）整理规范性

1.实行“一人一册”立卷原则，按《研究生学籍档案归档指南》（附件1）要求排序、编号、装订，做到目录清晰、装订牢固、书写规范。

2.到档案馆领取研究生学籍档案专用封皮、封底。根据样表示例，准确填写学生姓名、学号、学院、专业、学历层次、毕业年份等信息，工整无误。

（三）审核严肃性

学院需对档案材料的真实性、完整性进行初审，确保材料内容与学生实际情况一致。研究生院将进行复审，重点核查关键材料（如学历学位审批表、成绩单等）。

四、档案移交

（一）提交材料清单

1.纸质材料

学籍档案原件（每人1册，移交前可用长尾夹固定）；

《档案移交清单》（附件2）纸质版2份，需学院负责人签字并加盖公章。

2.电子材料

《档案移交清单》电子版（Excel格式），命名为“学院名称+2025年研究生档案移交清单”；

所有档案的《卷内目录》（附件3）电子版（Excel格式），以学生姓名命名文件。

（二）移交地点与方式

1.经学院和研究生院审核通过后，由学院指定专人统一送至档案馆419室进行打孔装订审核，同时提交电子材料至指定邮箱：dasj@henau.edu.cn。

2.移交时需现场核对《档案移交清单》，确认无误后双方签字存档。

五、其他事项

请各学院高度重视档案归档工作，指定专人负责，确保按时完成。在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆工作人员联系。

联系人：谢老师  方老师

联系电话：0371-56552585

地址：龙子湖校区图书馆四楼419室

附件：1.研究生学籍档案归档指南

2.研究生学籍档案卷内目录（毕业版样表）

3.研究生学籍档案卷内目录（结业版样表）

4.研究生学籍档案封皮（样表）

5.研究生学籍档案封底（样表）

6.研究生学籍档案移交清单（样表）

河南农业大学档案馆   

2025年6月10日    

研究生学籍档案归档工作附件：1-6.zip