关于做好2025届本科生学籍档案归档工作的通知

各学院：

为做好2025年度本科生学籍档案归档工作，确保档案及时、完整、规范归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.对象范围：2025年6月毕业的本科生。

2.材料范围：包括入学登记表、学籍表、成绩单。

二、归档时间

请各学院于2025年7月4日前完成档案整理及移交工作。

三、归档要求

（一）材料完整性

1.须全面收集学生在校期间形成的学籍材料，确保无缺件、无遗漏，原则上均需提供原件，复印件需注明“与原件一致”并加盖学院公章。

2.材料需具备完整的签字、盖章手续，电子签名需符合档案管理规定。

（二）整理规范性

1.实行“一班一册”立卷原则，按《本科生学籍档案归档指南》（附件1）要求排序、编号、装订，做到目录清晰、装订牢固、书写规范。

2.到档案馆领取本科生学籍档案专用封皮、封底。根据样表示例，准确填写学生姓名、学号、学院、专业、学历层次、毕业年份等信息，工整无误。

（三）审核严肃性

学院需对档案材料的真实性、完整性进行初审，确保材料内容与学生实际情况一致。教务处将进行复审，重点核查部分关键材料。

四、档案移交

（一）提交材料清单

1.纸质材料

学籍档案原件（每班1册，移交前可用长尾夹固定）；

《档案移交清单》（附件2）纸质版2份，需学院负责人签字并加盖公章。

2.电子材料

《档案移交清单》电子版（Excel格式），命名为“学院名称+2025年本科生档案移交清单”；

所有档案的《卷内目录》（附件3）电子版（Excel格式），以专业班级命名文件。

（二）移交地点与方式

1.经学院和教务处审核通过后，由学院指定专人统一送至档案馆419室进行打孔装订审核，同时提交电子材料至指定邮箱：dasj@henau.edu.cn。

2.移交时需现场核对《档案移交清单》，确认无误后双方签字存档。

五、其他事项

请各学院高度重视档案归档工作，指定专人负责，确保按时完成。在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆工作人员联系。

联系人：谢老师  方老师

联系电话：0371-56552585

地址：龙子湖校区图书馆四楼419室

附件：1.本科生学籍档案归档指南

2.本科生学籍档案卷内目录（学籍表及成绩单）（样表）

3.本科生学籍档案卷内目录（入学登记表）（样表）

4.本科生学籍档案封皮（样表）

5.本科生学籍档案封底（样表）

6.本科生学籍档案移交清单（样表）

河南农业大学档案馆  

2025年6月10日    

本科生学籍档案归档工作附件：1-6.zip