《河南农业大学档案管理办法》农大档〔2021〕1 号

农大档〔2021〕1 号

关于印发《河南农业大学档案管理办法》的通知

各学院，校直各单位，许昌校区：

现将《河南农业大学档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。

河南农业大学

2021年7月29日

河南农业大学档案管理办法

第一章　 总  则

第一条  为加强学校档案管理，有效保护和利用档案，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《河南省档案管理条例》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等法律法规和文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条  档案是学校不可再生的宝贵财富，校内各单位和全体教职工生均应依法依规自觉保护档案。

第四条  档案工作是维护学校历史真实面貌的一项重要基础性工作。学校和校内各单位必须将档案工作纳入发展规划和工作计划，纳入管理规章制度和目标责任，纳入相关人员工作职责，在布置、检查、总结和验收各项工作的同时，布置、检查、总结和验收档案工作，保障档案工作依法开展。

第五条  全校教职工生必须遵守档案相关法律、法规和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行保护和移交档案的义务。

第二章  管理机构及其职责

第六条  学校对档案工作实行统一领导、分级负责、集中管理，接受上级档案主管部门的业务指导、监督和检查。

第七条  学校设立档案工作委员会，由校党委统一领导，校长负责，明确1名分管档案工作的校领导。档案工作委员会的主要职责是：

( 一 ) 贯彻执行国家和河南省关于档案管理的法律法规和方针政策。

( 二 ) 审查决定学校档案事业发展规划、工作计划和规章制度。

( 三 ) 将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展。

( 四 ) 落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。

( 五 ) 研究决定学校档案工作中的其他重大问题。

第八条  档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，也是档案保管和提供利用的工作机构。档案馆的主要职责是：

( 一 ) 具体执行国家和河南省有关档案工作的法律、法规、规章和政策，执行上级主管部门下达的有关指令和规范。

( 二 ) 拟定并贯彻落实学校档案工作发展规划、工作计划、管理规章制度和各类档案管理细则及建档规范。

( 三 ) 负责全校各类档案的接收、整理、鉴定、统计、保管等工作，确保各类档案的准确、完整、规范和系统。

( 四 ) 指导和协助校内各单位做好相关档案的整理和归档工作，组织档案工作人员的业务学习和技术培训。

( 五 ) 开展馆藏档案的查询、查阅、复制等利用工作。

( 六 ) 开展学校数字档案馆建设，组织实施档案信息化建设，不断提高数字化和信息化管理水平。

( 七 ) 开展多种形式的档案宣传教育活动，为学校重大活动提供相关服务。

( 八 ) 编制各类检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。

( 九 ) 开展档案学术研究与交流活动。

( 十 ) 完成学校和上级有关部门交办的其他任务。

第九条  学校实行处级单位归档制度。校内各处级单位均为归档单位，应当明确分管领导和具体负责人各1名。归档单位的职责是：

( 一 ) 贯彻执行学校档案管理规章制度和各类档案管理细则及建档规范，接受学校档案馆组织的业务指导、监督、检查等工作。

( 二 ) 制订本单位档案工作的规章制度和工作计划并组织实施，明确相关人员及其工作职责。

( 三 ) 负责本单位各类应归档材料的收集、整理和归档工作，集中保管本单位档案，做好档案的安全和保密工作，并按规定向档案馆移交，确保档案的原始性、准确性、系统性和完整性。

( 四 ) 组织和支持本单位相关人员的档案业务培训学习，为开展档案工作提供必要条件。

第三章  档案的收集与归档

第十条  学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档制度。归档的档案材料类型与范围按照教育部《高等学校档案管理办法》和国家档案局《机关档案管理规定》的要求执行。

第十一条  档案材料包括纸质文件、电子文件、声像材料、各类实物等不同形式和不同载体的材料。具体要求按学校制定的不同档案材料的建档规范执行。

第十二条  档案形成单位、各职能部门对各自负责归档的材料进行整理并按要求移交档案馆。档案材料涉及多个单位的，由牵头单位负责归档工作，其他单位应及时向牵头单位移交相关档案。

第十三条  归档的档案材料应当质地优良、齐全完整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十四条  校内各单位形成的档案材料在档案形成年度结束后，按照时间要求归档：

( 一 ) 党群、行政类和能按自然年度归档的材料在次年六月底以前移交归档。

( 二 ) 教学类、学生类和能按教学年度归档的材料在当年年底前移交归档。

( 三 ) 干部人事档案在死亡五年之后移交归档。

( 四 ) 科研、基本建设、仪器设备、产品生产类的项目档案和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定、验收并经审计完成后三个月内移交归档。

( 五 ) 财会类年度档案形成后，由会计机构临时保管一年，再移交档案馆。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。

第十五条  各归档单位在移交档案时，需按要求办理档案移交手续。

第十六条  学校教职工个人在从事教学、科研、管理和社会服务等职务活动中形成的属于学校所有的档案材料，必须按规定向所属单位或校内相关管理单位及时移交归档。学校鼓励个人特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等，向档案馆捐赠有价值的档案。

第十七条  学校内部机构合并、分立、撤销或产生其他变更时，原机构应当指定专人负责档案的保护和移交工作，对本部门形成的所有档案材料进行清查、整理，编制好移交清册及目录，一并向学校档案馆移交。

第十八条  因其他原因滞留在各单位的档案材料，档案馆应逐步组织移交、接收工作，相关单位应做好配合。

第四章  档案的保管与利用

第十九条  学校档案均由档案馆统一保管并提供利用。

第二十条  档案馆必须明确库房管理责任人，配备相关设施和设备，做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防霉、防虫、防有害气体、防盗等工作，确保档案的安全管理。

第二十一条  档案馆建立档案统计制度，定期对档案馆内各种数据进行统计，并按国家有关要求报送学校档案工作基本情况统计表。

第二十二条  档案馆在系统收集和安全保管档案的基础上，积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、利用范围和利用手续。

第二十三条  档案馆对保管期限已满的档案进行鉴定，按照法律法规严格履行档案销毁手续，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案材料。

第二十四条  保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例和学校有关保密的规定进行。

第五章  条件保障

第二十五条  学校为档案馆配备相当的档案管理专门人才，提高档案管理水平。

第二十六条  学校将档案工作和档案资源建设所需经费列入预算，保障档案工作需要。

第二十七条  学校为档案馆提供符合《机关档案管理规定》和《档案馆建设标准》的档案用房和管理设施，配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施存放声像、电子等特殊载体档案。设立符合档案保密规定的专门库房存放涉密档案。

第二十八条  学校将数字档案馆建设纳入智慧校园整体建设规划，为档案馆配置档案管理现代化及信息安全所需的设备设施，推动档案事业高质量发展。

第六章  纪律与责任追究

第二十九条  在学校档案管理工作中，各单位及工作人员均应严格遵守工作纪律，确保学校档案的齐全、完整、系统、安全和便于利用。任何单位和个人不得有以下行为：

( 一 ) 玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案。

( 二 ) 违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案。

( 三 ) 涂改、伪造档案。

( 四 ) 擅自出卖、赠送、交换档案。

( 五 ) 不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有。

( 六 ) 其他违反档案法律法规的行为。

第三十条  校内各单位及个人违反学校档案管理工作纪律和相关规定，出现本规定第二十九条行为之一的，视其行为性质、情节轻重和造成的后果给予责令限期整改、做出书面检查、通报批评和约谈警示等处理。造成档案损失的，根据损失档案的价值，做出相应赔偿；构成违纪的，由学校依照有关党纪法规和学校规定做出处理；需要追究领导责任的，按照有关党纪法规和学校规定对有关部门、单位及其负责人实行问责；涉嫌犯罪的，移送国家有关机关处理。

第七章  附  则

第三十一条  学校附属中小学、国家和省部级平台等单位，应设立综合档案室对本单位档案进行集中统一管理，每年定期向学校档案馆报送归档档案目录(电子版)、档案工作基本情况统计表。具体管理办法由各有关单位参照本办法另行制定。

第三十二条  学校各类档案管理细则和建档规范与本办法具有同等效力，由档案馆会同有关职能部门制定，经学校研究通过后实施。

第三十三条  本办法由档案馆负责解释。如遇国家法律、法规和上级有关政策变化，以变化后的规定为准。

第三十四条  本办法自印发之日起施行。原《河南农业大学档案管理办法》(校政档〔2017〕2号 )同时废止。