农大档〔2021〕10 号

关于印发《河南农业大学重大活动和突发事件档案管理实施细则》的通知

各学院，校直各单位，许昌校区：

现将《河南农业大学重大活动和突发事件档案管理实施细则》印发给你们，请遵照执行。

河南农业大学

2021年7月29日

河南农业大学

重大活动和突发事件档案管理实施细则

第一章  总  则

第一条  为加强学校重大活动和突发事件档案科学管理和利用，确保学校重大活动和突发事件档案的完整和安全，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《重大活动和突发事件档案管理办法》《河南省重大活动档案管理办法(试行)》《河南农业大学档案管理办法》等法律、法规和规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条  本细则所称重大活动，是指在河南农业大学校内外发生的，河南农业大学组织、承办、参与的，具有重大意义或者重要影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动。本细则所称突发事件，是指突然发生，造成或可能造成严重危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

第三条  本办法所称重大活动和突发事件档案，是指在举办重大活动和应对突发事件过程中直接形成的，具有保存价值的各种纸质文件、电子文件、图表、声像、实物等不同形式和不同载体的历史记录。

第四条  重大活动和突发事件档案工作应当运用新技术、新手段，不断提升信息化管理水平。

第五条  将重大活动和突发事件档案管理所需经费列入学校专项经费预算。

第二章  归档范围与基本要求

第六条  重大活动和突发事件档案工作实行清单管理制度。应归档事项清单包括但不限于以下范围：

( 一 ) 党和国家领导人，中央、国家机关等有关部门负责人及省、市主要领导来我校视察、指导工作形成的资料。

( 二 ) 学校党政主要领导在重大、重要出国访问、考察及重大外事活动中形成的资料。

( 三 ) 国内外有重大影响的教授、专家、社会知名人士、代表团等来校访问形成的资料。

( 四 ) 学校在重大、重要国际交流活动中形成的资料。

( 五 ) 在我校召开或由我校举办的在全省乃至全国具有较大影响的各种重要会议或活动中形成的资料。

( 六 ) 学校举办的重大庆典和纪念活动中形成的资料。

( 七 ) 重点工程项目开工、奠基、竣工典礼、揭牌仪式中形成的资料。

( 八 ) 涉及全校的重大专项工作，在申报、评估、验收中形成的资料。

( 九 ) 由学校组织的或代表学校参加的国际性、全国性竞赛、会展等各项活动中形成的资料。

( 十 ) 解决重大纠纷中形成的资料。

( 十一 ) 应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等活动中形成的资料。

( 十二 ) 其它具有重大影响的活动中形成的资料。

第七条  责任部门应归档重大活动和突发事件中下列内容，做到应收尽收、应归尽归：

( 一 ) 领导的指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、会议材料、简报、总结、宣传报道、大事记、奖惩材料等各种纸质文件材料及其电子文件。

( 二 ) 业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息等各类电子数据信息。

( 三 ) 录音带、录像带、光盘、磁盘、照片(含电子版)、胶片及其文字说明材料。

( 四 ) 有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括印章、题词、纪念册、纪念章、活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗、牌匾等。

( 五 ) 其它具有保存价值的材料等。

第八条  举办、承办重大活动的单位，应明确重大活动和突发事件档案资料保管人员。独立举办或承办重大活动的，由该单位负责收集、整理；两个及其以上单位联合举办或承办重大活动的，由牵头单位负责收集、整理；临时组织机构举办或承办重大活动的，由临时组织机构负责收集、整理。

第九条  档案移交应在活动结束之日起3个月内完成，临时组织机构应在停止办公之前向档案馆移交档案。因特殊情况延期移交的，应向档案馆报备。

第十条  重大活动和突发事件档案管理实行登记制度，具体方法和要求如下：

( 一 ) 承办单位在活动项目或突发事件应急预案确定后一周内，通知档案馆并填写《河南农业大学重大活动档案管理登记表》或《河南农业大学突发事件档案管理登记表》。

( 二 ) 档案馆收到《河南农业大学重大活动档案管理登记表》或《河南农业大学突发事件档案管理登记表》后，应及时制定接收档案计划，并指导重大活动档案的收集、整理和移交工作。

( 三 ) 承办单位可以保留重大活动、突发事件档案的副本或者复印件。

第十一条  档案馆应当按照国家有关规定建立征集制度，通过接受捐赠、购买、代存等方式收集档案，充实重大活动和突发事件档案资源。

第三章  档案的保管、利用与责任追究

第十二条  重大活动和突发事件档案的管理应当遵循统一领导、集中管理、有效利用的原则。

第十三条  学校档案馆应将重大活动和突发事件档案设立单独门类保存。

第十四条  查阅归档的重大活动和突发事件档案，应遵循档案馆的规定和程序，持有效身份证件、查阅利用审批表、单位介绍信等材料，办理查阅手续。

第十五条  为确保档案的安全与完整，重大活动和突发事件档案原则上不外借。确需外借重大活动和突发事件档案时，外借单位应按档案馆的规定和程序，持有效身份证件、单位介绍信，填写档案外借利用审批表，办理外借手续。

第十六条  档案的查阅利用方式包括阅览、摘录、复印等。查阅所有重大活动和突发事件档案，应当在档案馆指定的阅档室进行。严禁查阅人员在档案材料上涂改、圈划、批注，或抽取、撤换、折叠档案材料。

第十七条  有下列情况之一的，应采取以下处理意见：

( 一 ) 不按规定办理重大活动和突发事件档案管理登记手续、拖延或不按规定报送重大活动档案目录的。

( 二 ) 不按规定收集、整理重大活动和突发事件档案，并造成严重不良后果或经济损失的。

( 三 ) 将档案资料据为己有的，未按规定向档案馆移交有关档案的，或有损毁、丢失、擅自销毁档案资料行为的。应限期整改，逾期没有改正的，学校将依据有关法律法规的规定和程序追究责任。

第四章  附  则

第十八条  本细则由学校档案馆负责解释。如遇国家法律、法规和上级有关政策变化，以变化后的规定为准。

第十九条  本细则自印发之日起施行。