农大档〔2021〕7号

关于印发《河南农业大学声像档案建档规范》的通知

各学院，校直各单位，许昌校区：

现将《河南农业大学电子文件建档规范》印发给你们，请遵照执行。

河南农业大学

2021年7月29日

河南农业大学声像档案建档规范

第一章  总  则

第一条  为推进学校声像档案工作的标准化和规范化，不断提高档案管理水平，依据《照片档案管理规范》《录音录像档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《磁性载体档案管理与保护规范》和《河南农业大学档案管理办法》等规定，制定本规范。

第二条  本规范所称的声像档案又称音像档案，是指通过不同摄录手段记述学校职能活动过程中直接形成、具有保存价值的数码照片、视频和音频电子文件以及录音带、录像带、影视片(包括正负片，下同)、缩微片、幻灯片、照片(包括底片，下同)等磁性或感光载体材料并辅以文字说明的历史记录。

第三条  学校实行声像档案形成单位归档制度。

第二章  归档范围

第四条  归档的声像材料参照学校制定的各门类档案的归档范围执行。重点归档以下类别材料：

( 一 ) 党政工作类。包括党和国家领导人、省部级领导和社会知名人士来校视察、考察等形成的声像材料；学校召开的党代会、工代会、教代会、团代会、学代会、表彰会、专题会等重要会议形成的声像材料；学校举办的校庆、教师节和其他重要庆典、纪念、表彰活动形成的声像材料；记录学校被授予省部级以上各类荣誉的声像材料；记录学校各类重大事件、重大事故、重大自然灾害及抢险救灾的声像材料；学校职能部门形成的反映学校党政重要工作的其他声像材料。

( 二 ) 新闻宣传类。包括学校或委托有关单位制作的展示学校建设与发展成就的声像宣传材料；省级以上新闻媒体报道的学校建 设与发展成就和学校专家教授、先进人物、典型事例、好人好事等方面的声像材料；校内各单位制作的用于全校性展览、展示、展演的声像材料；记录校园不同季节、不同时期标志性建筑和校园风光的声像材料；其他具有重要新闻宣传和保存价值的声像材料。

( 三 ) 教育教学类。包括学校各类学生开学典礼、毕业典礼和学位授予仪式形成的声像材料；在校生学籍信息采集的个人证件照、毕业生班级以上集体合影、优秀毕业生集体合影等；省级以上教学平台、教学质量工程、教学和专业评估等建设与考核过程中形成的声像材料；反映国内著名专家教授、优秀教师等来校开展教学活动的声像材料；记录学校获得省部级以上教学成果奖、优秀教学奖、优秀教材奖等颁奖场面的声像材料；反映学生实习、野外考察、科学研究等典型实践教学活动的声像材料；其他具有重要保存价值的教育教学类声像材料。

( 四 ) 学生活动类。包括学校组织的学生军事训练、大学生社会实践、创新创业竞赛、校园文化建设等大型活动形成的声像材料；学校组织的全校性文艺汇演、体育运动会等形成的声像材料；学校承办的省级以上学生工作会议、大型学生活动等形成的声像材料；记录学校学生参加社会实践、社会服务、各类竞赛、党团活动等，并获得省部级以上奖励的颁奖场面声像材料；其他具有重要保存价值的学生工作类声像材料。

( 五 ) 科学研究类。包括学校主持的国家级重点以上和省部级重大科研项目的启动、中期检查和验收等形成的声像材料；省部级以上科研平台申报、建设、授牌、考核等过程中形成的声像材料；学校省部级以上科技成果鉴定和记录获奖成果颁奖场面的声像材料；学校重要科技成果转让、重大科技服务活动等形成的声像材料；学校主办、承办的全国性或国际性学术会议、科技成果展览等形成的声像材料；其他具有重要保存价值的科学研究类声像材料。

( 六 ) 基本建设类。包括校园规划与布局调整、环境绿化美化等过程中形成的声像材料；校园重点建设项目现场原貌、地形、拆迁过程及开工仪式、重要施工阶段和竣工仪式等基建活动过程中形成的声像材料；校园石碑、牌匾、塑像等景观建设及揭幕仪式形成的声像材料；记录校园各项工程施工过程、隐蔽工程、施工工艺等的声像材料；记录学校建筑获得省部级以上奖励等颁奖场面的声像材料；其他具有重要保存价值的基本建设类声像材料。

( 七 ) 外事活动类。包括外国领导人、友好人士、国(境)外代表团来校访问、参观、交流等形成的声像材料；外籍著名专家学者来校讲学、考察、参观、联欢等活动形成的声像材料；学校与国外学校、团体等签订协议、备忘录、合同等形成的声像材料；学校授予外国专家学者、友好人士等名誉教授、客座教授等荣誉称号形成的声像材料；获得省级以上荣誉称号的外籍专家、教授在学校工作、交流、生活等情况的声像材料；外籍人士赠送学校礼品及捐赠仪式等形成的声像材料；学校领导和学校组团出国访问、考察、交流等形成的声像材料；学校外国留学生学籍信息采集的个人证件照、毕业生合影等；其他反映学校重要外事活动的声像材料。

( 八 ) 知名人物类。包括党和国家领导人接见学校教职工生或记录学校教职工生陪同党和国家领导人视察、考察等形成的声像材料；学校聘任外单位两院院士、著名专家、社会名人等为我校兼职教授、荣誉教授等活动形成的声像材料；杰出校友回学校开展各项活动形成的声像材料；学校党政领导任职期间的标准照、工作照和重要活动形成的声像材料；学校两院院士、国家杰青、长江学者、中原学者等专家教授每年的标准照、工作照和重要活动形成的声像材料；学校教职工当选省级以上党代表、人大代表、政协委员以及工代会、青代会、妇代会、团代会等代表形成的声像材料；记录学校教职工被授予省级以上劳动模范、优秀教师、先进工作者、英模人物等荣誉称号活动形成的声像材料；其他具有重要保存价值的各类知名人物声像材料。

第五条  归档的声像材料以学校各项活动中形成的各类声像载体材料为重点，尤其是声像载体材料的原件及其相关文字说明。

第六条  归档的声像材料根据以下基本原则确定：

( 一 ) 归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与学校有关的声像载体材料，必须对学校工作、发展建设和历史研究等具有重要参考或研究价值。

( 二 ) 归档的声像档案必须能够反映声像制作活动的全过程，除了声像载体外，还应包括制作者、内容介绍等说明，以保证声像档案的完整、准确和系统。

( 三 ) 归档的声像材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，特别应注意其成套性特点。

第三章  整理要求

第七条  数码照片整理要求：

( 一 ) 归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不能对数码照片中的内容和成像设备拍摄过程中自动采集的可交换图像文件信息进行任何修改和处理。

( 二 ) 归档的数码照片以JPEG为通用格式。对于特别重要的数码照片，也可采用TIFF或RAW格式直接归档。

( 三 ) 归档的数码照片应按照“保管期限—归档年度—照片组号—照片张号扩展名”对每张数码照片的电子文件进行命名。保管期限分永久、30年和10年，代码分别为YJ、30和10；归档年度为4位阿拉伯数字；照片组号和张号为4位阿拉伯数字，同一年度内的多组照片和同一照片组内的多张照片，均按形成的时间排列，从“0001”开始顺序编号。如2016年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，扩展名为JPEG，则该组第一张数码照片的电子文件名应为YJ—2016—0001—0001JPEG。

( 四 ) 拍摄的数码照片归档前，采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般应建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、归档年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限、归档年度和照片组号分别命名各层级文件夹。

( 五 ) 用于归档的每张数码照片必须编写对应的文字说明，文字说明与数码照片应相互记录参见号。文字说明包括题名、序号、参见号、拍摄时间、拍摄者、备注、保管期限、密级等内容。其中题名应简明概括，准确反映照片的基本内容，如拍摄事由、人物、拍摄地点等要素。备注主要标注照片的来源、版权和其他需要补充说明的情况。一组联系密切的数码照片按顺序排列后，也可编写组合照片说明，并指出所含照片的起止张号和数量，采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。

( 六 ) 对于各类人员的合影照片，编写文字说明时应按照排列顺序列出所有人员的姓名。对于场景照片中涉及人员难以一一列出的，应尽可能列出主要人员的姓名。

( 七 ) 对具有永久保存价值的数码照片，归档前必须同时冲印出纸质照片，按双套制要求归档保存。

第八条  纸质照片整理要求：

( 一 ) 纸质照片一般归档6寸照片，珍贵的照片也可归档大幅照片。对无底片的照片应制作翻拍或扫描底片，对无照片的底片和幻灯片应冲印照片，以便双套制归档。

( 二 ) 用传统底片或反转片冲印出的纸质照片，或用纸质照片扫描获得电子扫描件，或用数码照片冲印出的纸质照片，应将纸质照片与对应的底片、反转片、幻灯片、电子扫描件或数码照片分别单独归档，并在说明文字中相互记参见号。其中底片、反转片、幻灯片统称底片，按纸质照片的基本要求进行整理。

( 三 ) 反映同一事项的照片及其底片数量较多时，应挑选具有代表意义，反映事项发展过程和结果的主要照片及其底片用于归档，主要照片及其底片应具备主题鲜明、图像清晰、画面完整、未加修饰或剪裁等特点。

( 四 ) 纸质照片及其底片应按专题或事项进行组册。

( 五 ) 归档的每张照片及其底片的序号均用8位阿拉伯数字表示，即年度+4位流水顺序号，同一张照片与其底片的编号应相同。

( 六 ) 归档的底片应放入底片袋内，一袋一张。在每个底片袋的右上方标明底片号。

( 七 ) 每张归档照片及其底片均应编写文字说明，编写内容参见第七条的要求。文字说明单独打印，可用双面胶粘贴在照片或底片袋的背面。

( 八 ) 归档的照片和底片均应分别放入专用的照片册和底片册。照片册、底片册由芯页和封面、封底组成，将整理好的照片和底片袋插入或固定在芯页上，按照序号顺序排列。对于大幅的照片和底片，按照序号顺序排列放入专用的档案袋或档案盒中。

第九条  录音和录像整理要求：

( 一 ) 采用音频、视频设备摄录的数码录音、录像资料直接归档数码信息载体，音频文件采用MP3格式，视频文件采用MPEG格式。归档传统方法制作的录音带、录像带、唱片和缩微片时，应按照国家档案规范《录音录像档案数字化技术规范》的要求将模拟信息变换成数字信息，将原载体与数码载体双套制同步归档。

( 二 ) 录音或录像、影视片、缩微片均以件为单位建档。一般以能完整的、相对独立的记录某一事项的录音、录像载体材料或制作完成的影视片、缩微片为一件，信息量较大的可以包括多张盘或片，并顺序编号。

( 三 ) 每件录音或录像、影视片、缩微片均应编写文字说明，与载体材料同步归档，并相互记录参见号。其中录音带、录像带等磁性载体材料的文字说明应注明录制者、录制时间、内容、带长(时间)、密级等；光盘等载体材料应注明存储文件的内容、格式、制作日期、制作者、光盘类型、密级等；影视胶片(盘)须有剧本或说明词，并在文字说明中注明拍摄者、拍摄时间、片名、内容、带长(时间)、密级等。

第十条  归档所有数码声像材料时，应与其相关说明一并刻制光盘，一式三份，一套供封存保管，一套供查阅利用，一套供异库或异地保存。选用的光盘应符合国家档案行业标准《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》( DA-T 38-2008 )的要求。每张盘片及其装具均应按国家档案行业标准《档案数字化光盘标识规范》(DA/T 52-2014 )填写说明内容。

第四章  移交要求

第十一条  每个自然年度或教学年度结束后，或专题性、成套性声像材料形成三个月后，各归档单位应及时移交各类声像档案。

第十二条  移交声像档案前需经档案馆与归档单位共同审核和复检，合格后交接双方人员签字确认并加盖公章。移交手续一式两份，一份由归档单位保存，一份由档案馆保存。

第五章  附  则

第十三条  本规范由学校档案馆负责解释。若国家或行业相关标准、规范、规定有新的变动，以最新的标准、规范、规定为准。

第十四条  本规范自印发之日起施行。原《河南农业大学声像档案建档规范》(校政档〔2017〕16号)同时废止。