农大档〔2021〕6 号

关于印发《河南农业大学电子文件建档规范》的通知

各学院，校直各单位，许昌校区：

现将《河南农业大学电子文件建档规范》印发给你们，请遵照执行。

河南农业大学

2021年7月29日

河南农业大学电子文件建档规范

第一章  总  则

第一条  为适应学校信息化建设需要，不断加强电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实、完整、可用和安全，依据《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)和《河南农业大学档案管理办法》等规定，制定本规范。

第二条  本规范所称的电子文件，是指学校在职能活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

第三条  电子文件归档与电子档案管理应遵循纳入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。

第四条  应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。

第二章  电子文件的归档范围

第五条  反映各单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据均应收集、归档。

第六条  电子文件的归档范围，具体参照学校制定的各类档案的归档范围及以下标准规范执行：

( 一 )文书类电子文件归档按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)执行。

( 二 )照片、录音、录像等声像类电子文件归档参照《照片档案管理规范》(GB/T11821

-2002)执行。

( 三 )科技类电子文件的归档按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822

-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)等标准执行。

( 四 )各种专业类电子文件归档按照国家相关规定执行。

( 五 )邮件类电子文件的归档按照《公务邮件归档与管理规则》(DA/T32-2005 )等标准执行。

( 六 )网页、社交媒体类电子文件归档可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

第七条  应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。电子文件元数据的归档范围参考以下标准执行。

( 一 )文书类电子文件应归档元数据按照《文书类电子文件原数据方案》(DA/T46

-2009)等标准执行，至少包括:

1．题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据。

2．记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括:发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

( 二 ) 科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据可参照上一条给出的要求执行。

( 三 ) 声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。

第三章  电子文件的收集

第八条  应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。

第九条  应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，包括但不限于以下方面的要求：

( 一 ) 同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整。

( 二 ) 电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子公文格式要素符合 GB/T9704—2012 的有关要求。

( 三 ) 在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整。

( 四 ) 声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等。

( 五 ) 邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格式保持不变。需收集、归档完整的网站系统时，应同时收集网站设计文件、维护手册等。

( 六 ) 以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

第四章  电子文件的整理

第十条  电子文件拟制、办理或收集过程中应完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，并同步完成会议记录、涉密文件等纸质文件的整理。

第十一条  以件为管理单位整理电子文件，也可根据实际以卷为管理单位进行整理。整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。

第十二条  基于业务系统完成电子文件、纸质文件的整理，声像类电子文件的整理由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。

第十三条  应归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期10年。

第十四条  电子文件分类方案参考以下标准：

( 一 ) 文书类电子文件的分类整理按照《归档文件整理规则》(DA/T22)执行。

( 二 ) 科技类电子文件应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822

-2008 )、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)等进行分类。

( 三 ) 专业、邮件、网页、社交媒体等类电子文件可参照《归档文件整理规则》(DA/T22)等要求进行分类。

( 四 ) 声像类电子文件应按照“年度—保管期限—业务活动”或“保管期限—年度—业务活动”等分类方案进行分类。

第十五条  在整理过程中基于业务系统电子文件元数据库建立纸质文件目录数据，涉密纸质文件目录数据的录入应符合国家保密管理要求。

第十六条  在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对电子文件元数据、纸质文件目录数据进行同步排序，排序结果应能保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。

第十七条  应按规则命名电子文件，命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能通过计算机文件名元数据建立电子文件与相应元数据的关联，具体要求如下：

( 一 ) 由业务系统按内置命名规则自动、有序地为电子文件及其组件命名。

( 二 ) 在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，采用完整、准确的电子文件题名命名。

( 三 )声像类电子文件可采用数字摄录设备自动赋予的计算机文件名。

第十八条  电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T 47-2009 )执行。

第五章  电子文件的移交

第十九条  本年度形成的电子文件应在次年六月底前移交归档。

第二十条  电子文件移交一式三份，一套供封存保管，一套供查阅利用，一套供异库或异地保存。

第二十一条  办理移交归档手续前，交接双方必须对归档光盘进行检验，包括外观是否清洁无划痕、有无病毒感染、核实电子文件的真实性、完整性、有效性等。

第二十二条  经档案馆与归档单位共同审核和复检合格后，交接双方人员签字确认并加盖公章。移交手续一式两份，一份由归档单位保存，一份由档案馆保存。

第六章  附  则

第二十三条  本规范由学校档案馆负责解释。若国家或行业相关标准、规范、规定有新的变动，以最新的标准、规范、规定为准。

第二十四条  本规范自印发之日起施行。原《河南农业大学电子文件建档规范》(校政档〔2017〕15号 )同时废止。