农大档〔2021〕5 号

关于印发《河南农业大学纸质文件建档规范》的通知

各学院，校直各单位，许昌校区：

现将《河南农业大学纸质文件建档规范》印发给你们，请遵照执行。

河南农业大学

2021年7月29日

河南农业大学纸质文件建档规范

第一章  总  则

第一条  为推进学校纸质文件档案归档的标准化和规范化，不断提高档案管理水平，依据《机关档案管理规定》《高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》和《河南农业大学档案管理办法》等规定，制定本规范。

第二条  本规范所称的纸质文件档案，是指学校在职能活动中直接形成、已经办理完毕、应作为档案保存的纸质文件材料。

第三条  学校实行纸质文件处级单位归档制度。学校各处级单位或学校因工作需要成立的临时性机构均为归档单位，具体负责本单位分管文件的收集、整理和归档工作。

第二章  归档范围

第四条  归档文件以本校直接形成的纸质文件材料为重点，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文件、电文及其附件，上级来文中应以针对本校的指令性、指导性文件为主。

第五条  归档文件根据以下基本原则确定：

( 一 ) 归档的党政类文件必须反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用和研究价值。

( 二 ) 归档文件必须能够反映学校各党群、行政管理单位职能活动的全过程，以保证文件材料的完整、准确和系统。

( 三 ) 归档文件材料必须遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系。

第六条  不需要归档的文件材料范围：

( 一 ) 上级机关普发 (非针对学校) 供参阅或参考、不需要办理或执行的文件。

( 二 ) 上级机关发来的任免、奖惩非本校人员的文件。

( 三 ) 上级机关发来的征求意见、未定稿的文件。

( 四 ) 上级机关发来的无查考利用价值的事务性、临时性文件。

( 五 ) 非隶属机关抄送的不需办理、也无参考价值的文件。

( 六 ) 只有请示没有批复、只有请示上级无口头同意，学校也没有执行的文件。

( 七 ) 同一文件的重份文件。

( 八 ) 为参考目的从正式文件上摘录的非证明材料或从各个方面收集的文件材料。

( 九 ) 学校未经会议讨论、未经有关校领导审阅和签发的未生效文件。

( 十 ) 学校一般性文件的历次修改稿。

( 十一 ) 学校内部互相抄送的文件材料，或校内其他单位发来的文件。

( 十二 ) 学校领导未签注批办意见的一般来信材料。

第七条  纸质文件应与对应的电子文件同步归档。

第三章  归档文件的整理

第八条  归档文件的整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的纸质文件材料， 以件为整理单位进行基本的分类、排列、编号、编目等组成有序体系的过程。

第九条  学校各归档单位应按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015 )的要求整理纸质文件。

第十条  各归档单位可根据本单位历年文件材料的形成规律，预估新的一年可能产生的文件材料，参照归档范围，提前编制案卷类目，供收集材料时参考。

第十一条  归档文件的整理应遵循以下原则：

( 一 ) 遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。

( 二 ) 区分不同文件的价值，便于分别保管和查阅利用。

( 三 ) 符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或辅助管理。

( 四 ) 保证纸质文件和电子文件整理的协调统一。

第十二条  件的构成：归档文件一般以每份文件为一件，件的组织(组件)根据文件性质而定。正文、附件为一件；文件正本与定稿(包括校领导对重要文件历次修改的亲笔修改稿)为一件；转发文与被转发文为一件；原文件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外)；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的一本为一件；来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件，也可合并为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

第十三条  件内文件排序：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原文件在前，复制件在后；不同文字的文本若无特殊规定，汉文字文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

第十四条  分类方法：每个年度结束后，各归档单位应将归档文件按“年度—保管期限—机构( 问题 )”进行初步分类整理。

( 一 ) 先将不同文件按其形成年度分类。文件应按其自然形成年度或教学年度进行归类。跨年度时应以文件签发日期为准确定归档年度；对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项中加以说明。

( 二 ) 对于同年度内的文件，再按机构分类法或问题分类法分开。采用机构分类法的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门；采用问题分类法的，应按照文件内容所反映的问题进行归类。

( 三 ) 纸质文件的保管期限按照永久、定期两大类进行划分，定期又分为定期30年，定期10年。

第十五条  文件排列：初步归类后的文件再按学校各类管理细则最低一级类目进行分类。同一类别有多份文件时按下列原则进行排列。

( 一 ) 同一级类目内的文件，按时间结合事由排列。

( 二 ) 同一事由中的文件，按文件形成的先后顺序排列。

( 三 ) 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

第十六条  修整要求：对不符合相关规范的文件材料，应按以下要求进行修整。

( 一 ) 归档文件已经破损的，应按照国家档案行业标准《档案修裱技术规范》予以修复；字迹模糊或易褪变的，应予复制。

( 二 ) 去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品等。

( 三 ) 归档文件装订线以外有字迹的文件，以及与本文件材料不可分割的照片、小纸条等，要进行加边、修补和裱糊。

( 四 ) 归档文件及其附属图表等幅面过大的，应折叠成手风琴式，题名、图表名、 图表签等折叠在外面，便于日后查阅利用。

第十七条  装订要求：文件材料装订时应符合以下要求。

( 一 ) 以件为单位进行装订。装订后的归档文件应牢固、安全、简便、平整，并做到文件不损页、不倒页、不压字，尽量减少对归档文件本身的影响。原装订方式符合要求的，应维持不变。

( 二 ) 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

( 三 ) 对于永久和长期保管的归档文件，宜采用线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

( 四 ) 短期保管需要向档案馆移交的归档文件，宜采用线装法装订。不需要向档案馆移交的，可参考上一条装订方法，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

第十八条  文件编页：归档文件应以件为单位编制页码。

( 一 ) 文件材料已印制成册并编有页码的，或拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

( 二 ) 无论单面或双面，只要有书写文字的页面都要编写页号，且不能出现漏号、重号。没有内容的空白页面不编页号。

( 三 ) 页号应逐页编制，一份文件的页号从1开始连续编写，如果有封面则封面为第1页。

( 四 ) 新编制的页码应用铅笔编写，以便于纠错和后期重新组卷。页码应分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

第十九条  文件装盒：将归档文件按顺序装入档案盒，填写盒内文件目录和备考表等，完成档案装盒工作。

第四章  归档文件的移交

第二十条  本年度形成的纸质文件应在次年六月底前移交归档。

第二十一条  移交纸质文件档案前需经档案馆与归档单位共同审核和复检，合格后交接双方人员签字确认并加盖公章。移交手续一式两份，一份由归档单位保存，一份由档案馆保存。

第五章  附  则

第二十二条  本规范由学校档案馆负责解释。若国家或行业相关标准、规范、规定有新的变动，以最新的标准、规范、规定为准。

第二十三条  本规范自印发之日起施行。原《河南农业大学纸质文件建档规范》(校政档〔2017〕14号)同时废止。