农大档〔2021〕4 号

关于印发《河南农业大学档案保管 、利用、

鉴定实施办法》的通知

各学院，校直各单位，许昌校区：

现将《河南农业大学档案保管、利用、鉴定实施办法》印发给你们，请遵照执行。

河南农业大学

2021年7月29日

河南农业大学

档案保管 、利用 、鉴定实施办法

第一章  总  则

第一条  为规范馆藏档案的保管、利用和鉴定，根据《高等学校档案管理办法》《河南农业大学档案管理办法》，制定本实施办法。

第二条  本办法所称档案保管，是指档案馆对档案进行系统存放和安全保护的工作。本办法所称档案利用，是指通过阅览、复制和摘录等形式，依法依规利用各类档案的行为。本办法所称档案鉴定是指档案对学校和社会的有用性和有用程度的鉴别。

第三条  档案馆对已归档各类档案进行统一保管并提供利用。

第二章  档案保管制度

第四条  档案入库前必须经档案管理人员清点检查，进行消毒、除尘、杀虫、除霉等处理后方可进入库房。

第五条  入库后档案应按档号排架，查阅后的档案应及时放回原处。

第六条  档案库房应具有防盗、防火、防水、防潮、防尘、防有害生物、防污染、防高(低)温、防阳光照射、防紫外线照射等设施。对老化、破损、褪色、霉变等受损档案，要按档案保护技术标准进行抢救、修复。

第七条  档案保管期限应按照各门类档案保管期限表执行。

第三章  档案利用制度

第八条  查阅档案应遵循档案馆的规定和程序，持有效身份证件、查阅利用审批表、单位介绍信等材料，办理查阅手续。

第九条  为确保档案的安全与完整，档案原则上不外借。确需外借档案时，外借单位应按档案馆的规定和程序，持有效身份证件、单位介绍信，填写档案外借利用审批表，办理外借手续。

第十条  档案的查阅利用包括：阅览、摘录、复印等。查阅所有档案应当在档案馆指定的阅档室进行。严禁查阅人员在档案材料上涂改、圈划、批注，或抽取、撤换、折叠档案材料。

第十一条  利用者在著作、展览、影像中引用馆藏档案资料内容时，应注明来源和出处。

第十二条  档案馆负责档案编研工作。出版档案史料和公布档案时，需经档案形成单位同意，并报请分管校领导批准。

第四章  档案利用要求

第十三条  教学类档案的利用：

( 一 )校内各单位利用教学类档案，需提供档案查阅利用申请表和经办人有效身份证明。

( 二 )校友到馆利用与本人有关的教学类档案，需提供本人有效身份证明原件及复印件。

( 三 )校友委托他人利用与本人有关的教学类档案，需代办人提供双方有效身份证明复印件、代办人有效身份证明原件、校友本人委托书。

第十四条  科研类档案的利用：

( 一 ) 归档单位人员利用科研项目档案，需提供有效身份证明，档案查阅利用申请表。

( 二 ) 非归档单位人员利用科研项目档案，需提供本单位介绍信、本人有效身份证明和归档单位审核同意并签字盖章的查阅利用审批表。

( 三 ) 如果利用的档案涉及未公开技术，需经档案形成单位或形成者同意，并经分管档案工作校领导批准。

第十五条  基本建设类档案的利用：

( 一 ) 校内基建管理部门、国资管理部门、审计部门、后勤部门、建筑物使用单位等利用基本建设类档案，需提供经办人有效身份证明、归档单位签字盖章的档案查阅利用申请表。

( 二 ) 个人需要利用房屋建筑、结构等专业图纸的，需提供基建部门开具的介绍信、经办人有效身份证明及档案查阅利用申请表。

第十六条  出版物类档案的利用：

作者本人利用出版物类档案，需提供本人有效身份证明；归档单位利用出版物类档案，需提供经办人有效身份证明、档案查阅利用申请表；非归档单位利用出版物类档案，需提供本单位介绍信、经办人有效身份证明、归档单位签字盖章的档案查阅利用申请表。

第十七条  党群、行政、财会、外事、仪器设备、产品生产类档案的利用：

( 一 ) 归档单位利用党群、行政、财会、外事、仪器设备、产品生产类档案，需提供经办人有效身份证明、档案查阅利用申请表。

( 二 ) 非归档单位利用党群、行政、财会、外事、仪器设备、产品生产类档案，需提供本单位介绍信、经办人有效身份证明及归档单位签字盖章的档案查阅利用申请表。

第十八条  公安、国安、纪检、监察等部门因工作需要利用档案的，提供本部门开具的由主要负责人签字的调阅函，并出示经办人有效身份证件。

第五章  档案鉴定制度

第十九条  档案馆应定期会同归档单位或相关职能部门，对保管期限已满的档案材料进行鉴定。仍有保管利用价值的档案，应按规定重新整理入库。已失去保管利用价值的档案，需编制《档案材料销毁清册》和《档案材料销毁清册审批表》。各方负责人签署意见，报经分管档案工作的校领导批准后进行销毁。

第二十条  档案馆销毁档案材料时，归档单位或相关职能部门应当派员监销。销毁后，参与单位和人员应在销毁清册上签字并加盖公章。销毁清册和销毁清册审批表由档案馆永久保存。

第六章  附  则

第二十一条  本办法由档案馆负责解释。

第二十二条  本办法自印发之日起施行。