农大档〔2021〕3 号

关于印发《河南农业大学档案归档实施办法》的通知

各学院，校直各单位，许昌校区：

现将《河南农业大学档案归档实施办法》印发给你们，请遵照执行。

河南农业大学

2021年7月29日

河南农业大学档案归档实施办法

第一章  总  则

第一条  为了加强学校档案收集归档工作的规范化与标准化，依据《高等学校档案管理办法》《河南农业大学档案管理办法》等有关规定，结合学校实际，制定本实施办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第二章  归档范围

第三条  档案的归档范围按内容划分，包含党群、行政、教学、学生、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等门类。

（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、组织、宣传、工会、统战等党群部门的各种会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结等；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；各行政部门的规章制度、计划、总结、报告等；上级机关与学校关于人才培养、科学研究、人事人才、发展规划、学科建设、综合改革、信息化建设等方面的文件材料。

（三）教学类：主要包括学校教学综合管理、学科与教学实验室建设、招生、学籍管理、学生管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材建设等方面的文件材料。

（四）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（五）科研类：主要包括学校在科研项目立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，对学校和社会具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

（六）基本建设类：主要包括学校在基本建设管理和新建、改建、扩建、维修等每项工程建设过程中直接形成的，对学校和社会具有归档保存价值的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其他形式与载体的文件材料。包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图等。

（七）仪器设备类：主要包括学校在仪器设备综合管理和仪器设备购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动中直接形成，具有保存利用价值的随机技术文件材料和其他纸质文件、电子文件和声像、实物等档案材料。

（八）产品生产类：主要包括学校自主设计、研制、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成，对学校和社会具有保存价值的纸质文件、电子文件、样品或样品照片、图纸、图表、声像等材料。

（九）出版物类：主要包括学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成，对学校和社会具有保存价值的纸质文件、电子文件、声像、实物等档案材料。

（十）外事类：主要包括学校在管理与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的纸质文件、电子文件和声像、实物等档案材料。

（十一）财会类：主要包括学校在财务管理和会计活动过程中直接形成，具有保存价值的纸质文件及会计凭证、账簿、报表、图表等财务管理和会计核算材料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条  档案的归档范围按载体划分，包含纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等。

（一）纸质档案主要包含学校在职能活动中直接形成、已经办理完毕、应作为档案保存的纸质文件材料。

（二）电子档案主要包含学校在职能活动中通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

（三）声像档案主要包含通过不同摄录手段记述学校职能活动过程中直接形成、具有保存价值的数码照片、视频和音频电子文件以及录音带、录像带、影视片、照片等磁性或感光载体材料。

（四）实物档案主要包含学校在各项活动中直接形成、获得、受赠或征集等得到的，对学校有纪念意义或收藏价值的特定物品。

第五条  各门类档案的具体归档范围及保管期限的划分，详见档案馆编制的各门类档案归档范围及保管期限表。

第三章  归档职责分工

第六条  学校实行档案材料形成处级单位归档制度。档案形成单位、各职能部门对各自负责归档的材料进行整理并按要求移交档案馆。

第七条  档案材料涉及多个单位的，由牵头单位负责归档工作，其他单位应及时向牵头单位移交相关档案。

第八条  党群、行政类档案的归档职能负责单位如下：

（一）全校性、综合性的管理文件材料，由学校党委办公室或校长办公室（以下简称党办、校办）负责归档。其他党群和行政管理单位的文件材料，由形成材料的单位负责归档。

（二）教学、学生、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、干部人事和知名人物等各门类的综合管理文件材料，由相关职能部门和单位分别负责归档。

（三）上级党政机关对我校的来文，由党办或校办作为主要责任单位负责归档。上级来文批转校内有关单位办理的，办理完毕后退回党办或校办的，由党办或校办负责归档。上级业务主管部门对校内相关单位的来文，未经党办或校办批转的，由相关单位负责归档。

（四）以校党委或校行政名义的发文，由党办或校办负责归档。以校内处级单位文号或名义的发文，由发文单位负责归档。

（五）校内各单位向校党委或校行政的重要请示、报告及相应的批复、批转的文件材料，由党办或校办负责归档。

（六）校党委或校行政召开的党委会、办公会、代表大会、大型会议等所形成的文件材料，由党办或校办负责归档。学校职能单位承办的以校党委或校行政名义召开的全校性会议所形成的文件材料，由承办单位负责归档。

第九条 教学类档案的归档职能负责单位如下：

（一）研究生院为研究生相关教学类材料的主要归档单位，教务处为普通全日制本科生相关教学类材料的主要归档单位，继续教育学院为成人学历教育相关教学类材料的主要归档单位。

（二）各单位及各学院举办非学历教育的培训班、进修班、短训班等所产生的相关教学类材料，由举办单位负责归档。

第十条  学生类档案的归档由各学院和学校学生管理职能部门负责。

第十一条  科研类档案的归档由学校科研管理职能部门、各学院和各类科研平台等负责。

第十二条  基建类档案的归档由学校基本建设管理职能部门和建设工程管理责任单位负责。

第十三条  仪器设备类档案的归档由学校仪器设备管理职能部门和仪器设备购置或使用单位负责。

第十四条  产品生产类档案的归档由学校产品研发、校办产业管理职能部门和产品生产、经销企业等单位负责。

第十五条  出版物类档案的归档由学校出版物管理职能部门和编辑出版单位负责。

第十六条  外事类档案的归档由学校外事管理职能部门和外国留学生管理的单位负责。

第十七条  财会类档案的归档由学校财务管理职能部门和校内各单独核算单位负责。

第四章  整理要求

第十八条  各门类档案按照不同的档案载体进行整理。具体参照学校纸质文件、电子文件、声像档案、实物档案的建档规范执行。

第十九条  纸质文件的整理要求如下：

（一）各归档单位应按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）与《河南农业大学纸质文件建档规范》的要求进行整理。

（二）按照“年度—保管期限—机构（问题）”的分类方案进行分类。

（三）纸质文件的整理包括组卷（件）、确定卷（件）的构成、进行卷（件）内文件排序、修整、装订、编页、编目、装盒等流程，详见《河南农业大学纸质文件建档规范》。

第二十条  电子文件的整理要求如下：

（一）以卷（件）为管理单位进行整理，保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。

（二）文书类电子文件、科技类电子文件、声像类电子文件等不同类别的电子文件分类方案及整理要求等，详见《河南农业大学电子文件建档规范》。

第二十一条  声像档案的整理要求如下：

（一）各归档单位应参照《照片档案管理规范》《录音录像档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《磁性载体档案管理与保护规范》的要求进行整理。

（二）数码照片、纸质照片、录音和录像等不同类别的声像档案的分类方案及整理要求等，详见《河南农业大学声像档案建档规范》。

第二十二条  实物档案的整理要求如下：

（一）实物档案以件为单位进行整理。

（二）实物档案的拍照及编写文字说明等整理要求，详见《河南农业大学实物档案建档规范》。

第五章  移交要求

第二十三条  各门类档案的归档时间要求如下：

（一）党群行政类、出版物类、外事综合类等能按自然年度归档的材料在次年六月底以前移交归档。

（二）教学类、学生类和能按教学年度归档的材料在当年年底前移交归档。

（三）干部人事档案在死亡五年之后移交归档。

（四）科研、基本建设、仪器设备、产品生产的项目档案和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定、验收后三个月内移交归档。

（五）财会类年度档案形成后，由会计机构临时保管一年，再移交档案馆。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。

第二十四条  各门类档案在移交档案馆前，需经档案馆与归档单位双方共同审核和复检，合格后交接双方人员在档案移交手续表上签字确认并加盖公章。移交手续一式两份，一份由归档单位保存，一份由档案馆保存。

第六章  附  则

第二十五条  本办法由档案馆负责解释。如遇国家法律、法规和上级有关政策变化，以变化后的规定为准。

第二十六条  本办法自印发之日起施行。