河南农业大学档案馆档案利用指南

一、 开放时间

每周一、三、五全天，周二上午。

上午：8:30—12:00      下午：3:00—5:30

周六、周日及国家法定节假日闭馆，寒暑假期间另行通知。

 二、 联系信息

地  点：郑州市文化路95号院13号楼

联系电话：

      0371—63558753（人事档案科）405室

      0371—63558899（保管利用部）406室

      0371—63558135（收集指导部）404室

      0371—56990297（龙子湖校区）A124室

档案馆网址：http://archives.henau.edu.cn/

三、 科室业务

人事档案科：

负责人事类、党群行政类、外事类、人物类、声像类、实物类档案的管理与利用。

保管利用部：

负责教学类、科研类档案的管理与利用。

收集指导部：

负责财务类、基础建设类、产品生产类、出版物类、仪器设备类档案的管理与利用。

 河南农业大学档案馆档案利用要求

1、档案利用需持有效证件

本人查阅利用档案，需持本人有效身份证件；委托办理需持双方身份证复印件及委托书。

2、档案借阅利用必须严格履行档案利用手续

根据不同需求，在河南农业大学档案馆网站下载填写表格，相关部门负责人签字并加盖公章，方可利用档案。

3、档案利用实行登记制度

档案馆各科室需建立相应的档案利用登记簿，利用者需认真、详实填写档案利用登记表。

4、档案利用方式

原则上只提供档案查阅、复印、证明等利用方式，档案原件不得外借。如有特殊需求，需经主管校领导签字批准方可外借利用。

5、档案利用时间

各类档案利用，原则上限当日利用；档案外借期限不得超过5天，并及时归还。

6、档案提供利用对象

本馆档案面向学校内部工作人员查阅使用，如校外单位需借阅档案，必须持有所在单位介绍信和本人有效身份证件，经档案馆馆长批准后方可查阅。

7、档案利用者的义务

档案利用者应爱惜档案，严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。档案利用者要严守机密，不得以任何方式泄露相关涉密档案内容。

河南农业大学档案馆档案利用流程

（一） 人事档案利用

“河南农业大学官网”—“图书档案”—“档案馆”—“下载专区”

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“干部人事档案外借/查阅利用审批表”

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填写相关信息

所在单位签字盖章、人事处签字盖章；

科级及以上干部人事档案利用，需组织部负责人签字盖章

（二）文书档案利用

党群、行政类文书档案的查阅、外借，需要下载填写相关表格，然后进行档案利用。

“河南农业大学官网”—“图书档案”—“档案馆”—“下载专区”

↓

“内部综合档案外借/查阅利用审批表”

↓

填写相关信息，

本部门负责人签字盖章，

跨部门利用档案，需要档案所属部门负责人签字盖章

（三）学籍档案利用

提供补办毕业证明书、补办就业报到证、补办学籍档案、申请办理出国留学材料、招生录取审批表、成绩单打印等相关学籍材料办理。

注：档案馆学籍档案仅面向已毕业学生提供利用服务（在校学生学籍档案办理在教务处）。

1、补办毕业证明书

携带本人有效身份证件，到档案馆保管利用部复印“录取审批表”与“学籍表”

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携带录取审批表与学籍表，到教务处学籍科办理

2、补办就业报到证

携带本人有效身份证件到档案馆复印“录取审批表”

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本人携带材料到教务处办理

3、补办学籍档案

 携带本人有效身份证件到档案馆保管利用部复印所需学籍材料

4、申请办理出国留学材料

  携带本人有效身份证件到档案馆保管利用部开具中文成绩单

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如需英文成绩，自行翻译为英文成绩单

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档案馆审核并加盖公章

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打印“河南农业大学用印审批表”，填写个人信息，

携带“用印审批表、毕业证/学位证翻译件或复印件”到档案馆审核盖章，

到校长办公室加盖河南农业大学公章。

（四）基本建设类档案利用

河南农业大学档案馆网站下载“基建工程档案查询/借阅利用表”

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填写相关信息，基建处负责人签字盖章；

其他单位需要利用基建档案的，本部门负责人签字盖章，另需基建处负责人签字盖章

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携带手续齐全表格到档案馆利用档案

（五）财会档案利用

河南农业大学档案馆网站下载“会计档案查阅/外借利用表”

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填写相关信息，财务处负责人签字盖章；

其他单位和个人需要利用财会档案的，本部门负责人签字盖章，另需财务处负责人签字盖章

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携带手续齐全表格到档案馆利用档案