催交2018年档案材料的通知
作者：档案馆 发布时间：2019-11-01 点击次数：1840次
校属各单位：
根据今年学校档案工作安排，2018年档案移交工作现已经基本结束,还有个别归档单位的档案材料还没有进行归档文件材料整理移交档案馆。现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围：
1.2018年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各建档单位文件材料归档范围请参照档案馆网站（业务指导）上的各门类档案管理细则。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、电子文档等）。各部门参照本部门应归档的归档范围和保管期限表，利用档案管理系统录入应归档材料目录并上传电子文件，经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。
3.各单位请参照《河南农业大学实物档案建档规范》的要求，将应归档的实物档案如获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及具有保存价值的实物档案整理归档。
本次整理移交的归档材料是2018年各单位产生的归档材料和上级有关来文，以及往年应归档但尚未归档的文件材料。
二、归档要求：
1.各部门档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。
2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。
3.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。
4.各单位档案员如果在管理系统使用和档案整理中遇到问题，可以通过电话或档案管理系统的实时在线交流系统与档案馆联系。联系电话：63558135。
5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间。
三、档案的移交：
1.归档验收：
移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续：
归档部门移交档案材料时必须填写与移交相对应的《归档文件材料移交（接收）登记表》一式二份，经交接双方签字盖章后各留一份备查。
3.归档移交时间：
党政部门和按年度归档的部门，请于11月30日前移交2018年度归档文件材料。
科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
其它档案的归档时间按有关文件规定执行。
