各学院：

2019年度博士/硕士研究生学位论文答辩材料归档移交工作即将开始，现将有关事项通知如下：

一、归档时间：

请各院（系）于2019年07月05之前将整理完毕的博士/硕士学位论文答辩

材料移交至学校档案馆。

二、归档范围：

1、2019年6月授予博士/硕士学位的论文答辩材料；

三、归档要求：

学籍材料

1、材料排序。按照审核表、答辩表、评阅书、答辩情况表、学位审批表、研究生登记表、学籍表、成绩单的顺序排列。

2、相关答辩材料先由研究生处预以审查，审查完毕后由各学院立卷装订。

3、以每学生为单位，加封皮、目录、封底。所有材料按顺序排好后，需用铅笔编写页码，审核表为第1页，页码标注在当页的左或右下角，见字编页不可遗漏，页号在文件目录内对应材料填写完整。材料齐备后需按归档要求三孔一线预以装订成册。

4、案卷封皮需填写案卷题名、归档单位、起止日期、保管期限；案卷封底（卷内备考表）需填写立卷人、检查人和立卷时间（应填写归档年 月）。如学生材料有缺失，需要在备考表上详细说明。

照片材料

（一）归档范围

   1、以院（系）为单位的毕业合影照和以专业为单位的毕业合影照。

  （二）整理要求

   1、归档的照片一律为冲印的纸质照片，归档的电子照片以JPEG为通用格式。归档的数码照片像素不得低于300万，扫描照片线数不得低于600dpi.

   2、用于归档的每张数码照片必须编写对应的文字说明，文字说明包括拍摄时间、地点、背景、拍摄者，以及院系（专业、班级）名称、毕业生届别、并附带与照片内人员位置一一对应的名单（名单在照片下方或背面）等内容。

   3、对于各类人员合影照片，编写文字说明时应按照排列顺序列出所有人员的姓名。对于场景照片中涉及人员难以一一列出的，应尽可能列出主要人员的姓名。

四、归档移交：

   1、归档移交时，交接双方当面检查，档案馆按归档要求验收合格后方可办理移交手续。

   2、立卷单位移交归档时须填写移交清单，清单一式二份并加盖学院公章、学院负责人签字，经交接双方签字后各留存一份备查。移交清单电子版请发送档案馆信箱：nddasj@126.com

五、其他事项

   1、封皮、封底请各学院按毕业生数量到行政楼五楼档案馆520房间领取。

   2、移交清单、案卷目录、封皮、封底填写格式请参考附件

   3、归档材料移交地点：行政楼五楼520房间

   4、立卷过程中，若有疑问请致电：63558135 联系人：张雪  张洁

   河南农业大学档案馆

2019.06.12

附件：

1、 01归档纸质文件材料移交（接收）登记表-纸质.doc

2、 03归档数码声像载体材料移交（接收）登记表-照片.doc

3、 硕士 博士论文答辩材料附表.xlsx

4、 硕士 博士论文答辩材料附表-封面 封底0527.xlsx