河南农业大学档案馆

作者：档案馆发布时间：2019-06-18 点击次数：2595次

各学院：

2019届本科毕业生学籍材料归档移交工作即将开始，现将有关事项通知如下：

一、归档时间

请各学院于2019年07月05日前将整理好的本（专）科生学籍材料、合影照片移交至学校档案馆。

二、归档范围

1、2019届河南农业大学本（专）科生学籍表

2、2019届河南农业大学本（专）科生成绩明细表

3、2019届河南农业大学本（专）科生合影照片（年级、专业、班级合影）

三、归档要求

学籍材料

1、材料顺序：案卷文件目录（首页）、学生学籍基本信息表、学生成绩明细表依学号顺序排列。

2、相关学籍材料先由教务处学籍科予以审查，审查完毕后由各学院立卷。

3、以专业班为单位，加封皮、目录、封底，每位学生所在页码请用铅笔标注在当页右下角，见字编页不可遗漏，整理好用夹子固定即可。

4、案卷封皮需填写案卷题名、归档单位、起止日期、保管期限；案卷封底（卷内备考表）需填写立卷人、检查人和立卷时间（应填写归档年月）。

5、按要求逐项填写档案馆移交目录表。

照片材料

（一）归档范围

1、2019届毕业生合影及文字说明，以院（系）为单位的毕业合影照和以专业、班级为单位的毕业合影照，照片。

2、2019届（含2019届）以前的各类毕业合影照片。

（二）整理要求

1、归档的照片一律为冲印的纸质照片，归档的电子照片以JPEG为通用格式。归档的数码照片像素不得低于300万，扫描照片线数不得低于600dpi.

2、用于归档的每张数码照片必须编写对应的文字说明，文字说明包括拍摄时间、地点、背景、拍摄者，以及院系（专业、班级）名称、毕业生届别、并附带与照片内人员位置一一对应的名单（名单在照片下方或背面）等内容。

3、对于各类人员合影照片，编写文字说明时应按照排列顺序列出所有人员的姓名。对于场景照片中涉及人员难以一一列出的，应尽可能列出主要人员的姓名。

四、归档移交

1、归档移交时，归档单位填写《档案馆归档材料移交清单》（纸质、照片分别填写，见附件），交接双方当面清点核对，档案馆按归档要求验收合格后方可办理移交手续。

2、移交清单一式二份并加盖学院公章、学院负责人签字，经交接双方签字后各留存一份备查。移交清单及合影照片电子版请发送档案馆信箱：nddasj@126.com

五、其他事项

1、封皮、封底请各学院按专业班数量到行政楼五楼档案馆520房间领取。

2、移交清单、案卷目录、封皮、封底填写格式请参考附件

3、归档材料移交地点：行政楼五楼520房间

4、立卷过程中，若有疑问请致电：63558135 联系人：张雪张洁

河南农业大学档案馆

2019.06.12